In diesem Artikel lernen Sie:
1. Was muss ich beim Importieren der Abwesenheiten beachten?
Diese Funktion steht nur Administratoren einer Organisation zur Verfügung.
Für das Importieren der Abwesenheiten müssen Sie immer einen Zeitraum (bspw. ein Monat/ein Quartal) angeben, in den die Daten importiert werden sollen. In diesem Zeitfenster werden alle eingetragenen Abwesenheiten Ihrer Ressourcen überschrieben, um Konflikte und Doppelbuchungen zu vermeiden. Achten Sie deswegen darauf, die Excel-Tabelle stets vollständig mit den Informationen aller Ressourcen zu erstellen.
Abwesenheiten, die vor dem angegebenen Zeitfenster eingetragen wurden oder hier beginnen, werden nicht verändert. Beispielsweise würde ein Urlaub vom 27.09.2023 bis 10.10.2023 für den Zeitraum Oktober nicht überschrieben werden.
2. Wie bereite ich den Import der Abwesenheiten vor?
Laden Sie sich diese Excel-Tabelle als Vorlage herunter: Download
Nutzen Sie eine Spalte pro Eintrag einer Abwesenheit im Teamboard
Vergewissern Sie sich, dass die eingegebene E-Mail-Adresse die gleiche ist, die Ihre Ressource in Allex verwendet
Tipp: Sie können die Mitgliederliste in Allex herunterladen, siehe: Wie exportiere ich die Mitgliederliste einer Organisation?
Tragen Sie den Abwesenheits-Typen auf Englisch ein. Nutzen Sie dafür eine der folgenden Möglichkeiten:
Deutsch | Englisch |
Urlaub | Vacation |
Abwesend | Absent |
Überstundenabbau | Overtime reduction |
Training | Training |
Elternzeit | Parental leave |
Weiteres | Others |
Geblockt | Blocked |
Inventur | Inventory |
Kurzarbeit freigegeben | Short-time working released |
Kurzarbeit geplant | Short-time working planned |
Reservedienst | Active duty |
Reserviert | Reserved |
Service | Service |
Vorbereitung | Preparation |
Wartung | Maintenance |
Bitte geben Sie Anfangs- und Enddatum einer Abwesenheit im ISO 8601 (Beispiel: 20JJ-MM-TT ) Format an oder formatieren Sie die Daten in Excel
Die Stunden pro Tag entsprechen den Optionen in Allex: 0.5h, 1h, 1.5h, 2h, … 7.5h, 8h, 24 h (=ganztägig)
Hier finden Sie vier unterschiedliche Beispiele, wie man die Tabelle auffüllen kann:
Speichern Sie die Excel-Tabelle als CSV ab
3. Wo lade ich die Abwesenheiten hoch und wie erhalte ich Rückmeldung über diese Aktion?
Öffnen Sie in den Einstellungen Ihrer Organisation den Reiter Ressourcen-Einstellungen und geben den Zeitraum an, in den Sie die Abwesenheiten importieren möchten.
Laden Sie jetzt die CSV-Datei hoch und klicken auf den Button Importieren.
Im nächsten Schritt erhalten Sie eine Rückmeldung per E-Mail. Es gibt drei verschiedene Benachrichtigungen:
Alle Abwesenheiten wurden erfolgreich importiert.
Abwesenheiten wurden teilweise erfolgreich importiert, aber einzelne Einträge (Zeilen) konnten nicht berücksichtigt werden. Zu jedem Eintrag finden Sie eine Fehlermeldung. Wenn nötig, können Sie diese in der Excel-Tabelle bearbeiten und sie erneut hochladen.
Import fehlgeschlagen bedeutet, dass die gesamte CSV-Datei nicht ausgelesen werden konnte. Bitte beachten Sie hier die Fehlermeldung und versuchen Sie es erneut.