In diesem Artikel wird erklärt:
1. Was muss ich beim Importieren der Abwesenheiten beachten?
Diese Funktion steht nur Administratoren einer Organisation zur Verfügung.
Für das Importieren der Abwesenheiten müssen immer ein Zeitraum (bspw. ein Monat/ein Quartal) angegeben werden, in den die Daten importiert werden sollen. In diesem Zeitfenster werden alle eingetragenen Abwesenheiten der Ressourcen überschrieben, um Konflikte und Doppelbuchungen zu vermeiden. Achte deswegen darauf, die Excel-Tabelle stets vollständig mit den Informationen aller Ressourcen zu erstellen.
Abwesenheiten, die vor dem angegebenen Zeitfenster eingetragen wurden oder hier beginnen, werden nicht verändert. Beispielsweise würde ein Urlaub vom 27.09.2023 bis 10.10.2023 für den Zeitraum Oktober nicht überschrieben werden.
2. Wie bereite ich den Import der Abwesenheiten vor?
Lade diese Excel-Tabelle als Vorlage herunter: Download
Nutze eine Spalte pro Eintrag einer Abwesenheit im Team Board
Vergewissere dich, dass die eingegebene E-Mail-Adresse die gleiche ist, die die Ressource in Allex verwendet
Tipp: Die Mitgliederliste kann in Allex heruntergeladen werden, siehe: Wie exportiere ich die Mitgliederliste einer Organisation?
Trage den Abwesenheits-Typen auf Englisch ein. Nutze dafür eine der folgenden Möglichkeiten:
Deutsch | Englisch |
Urlaub | Vacation |
Abwesend | Absent |
Überstundenabbau | Overtime reduction |
Training | Training |
Elternzeit | Parental leave |
Weiteres | Others |
Berufsschule | Vocational training college |
Geblockt | Blocked |
Inventur | Inventory |
Kurzarbeit freigegeben | Short-time working released |
Kurzarbeit geplant | Short-time working planned |
Reservedienst | Active duty |
Reserviert | Reserved |
Service | Service |
Vorbereitung | Preparation |
Wartung | Maintenance |
Bitte gib Anfangs- und Enddatum einer Abwesenheit im ISO 8601 (Beispiel: 20JJ-MM-TT ) Format an oder formatiere die Daten in Excel
Die Stunden pro Tag entsprechen den Optionen in Allex: 0.5h, 1h, 1.5h, 2h, … 7.5h, 8h, 24 h (=ganztägig)
Hier sind vier unterschiedliche Beispiele, wie man die Tabelle auffüllen kann:
Speichere die Excel-Tabelle als CSV ab
3. Wo lade ich die Abwesenheiten hoch und wie erhalte ich Rückmeldung über diese Aktion?
Öffne in den Einstellungen der Organisation den Reiter Ressourcen-Einstellungen und gib den Zeitraum an, in den die Abwesenheiten importieren werden soll.
Lade jetzt die CSV-Datei hoch und klicke auf den Button Importieren.
Im nächsten Schritt wird eine Rückmeldung per E-Mail gesendet. Es gibt drei verschiedene Benachrichtigungen:
Alle Abwesenheiten wurden erfolgreich importiert.
Abwesenheiten wurden teilweise erfolgreich importiert, aber einzelne Einträge (Zeilen) konnten nicht berücksichtigt werden. Zu jedem Eintrag gibt eine Fehlermeldung. Wenn nötig, kann diese in der Excel-Tabelle bearbeitet und sie erneut hochgeladen werden.
Import fehlgeschlagen bedeutet, dass die gesamte CSV-Datei nicht ausgelesen werden konnte. Bitte beachte hier die Fehlermeldung und versuche es erneut.