In diesem Artikel wird erklärt:
Was ist die Funktion „Massenbearbeitung“?
Wo kann die Massenbearbeitung verwendet werden?
Massenbearbeitungsaktionen nach Kategorien
Häufige Fragen und Problemlösungen
1. Was ist die Funktion „Massenbearbeitung“?
Die Massenbearbeitung ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um mehrere Aufgaben, Meilensteine, Checklistenpunkte oder Projekte gleichzeitig zu aktualisieren. Egal ob Zuständigkeiten zugewiesen, Status geändert, Zeitpläne angepasst oder Ressourcen gebucht werden müssen – mit der Massenbearbeitung wird Projektmanagement einfacher und spart Zeit.
2. Wo kann die Massenbearbeitung verwendet werden?
Verwendung in der Listenansicht
Zur Listenansicht eines Projekts navigieren.
Aufgaben, Meilensteine oder Checklistenpunkte über Kontrollkästchen auswählen.
Aktionen wie „Verantwortliche zuweisen“, „Status ändern“ oder „Buchung hinzufügen“ ausführen.
Verwendung in der Portfolio-Ansicht
Die Portfolio-Ansicht öffnen und Projekte über Kontrollkästchen auswählen.
Sammelaktionen wie Statusänderungen oder das Löschen der ausgewählten Projekte durchführen.
Verwendung über die Globale Suche
Die Globale Suche öffnen und Aufgaben nach Typ, Projekt oder anderen Kriterien filtern.
Gefilterte Ergebnisse über Kontrollkästchen auswählen.
Aktionen wie „Genehmiger zuweisen“ oder „Buchung hinzufügen“ ausführen.
3. Massenbearbeitungsaktionen nach Kategorien
1. Aufgabenmanagement
Zuweisung von Zuständigkeiten
Zuständigkeiten können gleichzeitig für mehrere Aufgaben, Meilensteine oder Checklistenpunkte zugewiesen werden.
Typische Anwendungsfälle:
Übergabe von Zuständigkeiten bei Urlaubsvertretungen oder Teamwechseln.
Zuweisung eines Verantwortlichen in einem Projekt-Template.
Schritte zur Zuweisung:
Listenansicht eines Projekts öffnen.
Aufgaben über die Kontrollkästchen auswählen.
Im unteren Menü „Verantwortlichen zuweisen“ auswählen.
Verantwortlichen auswählen und auf „Zuweisen“ klicken.
Ändern von Verantwortlichkeiten
Verantwortlichkeiten aktualisieren, wenn Übergaben zwischen Kolleg:innen oder Teams erforderlich sind.
Schritte zum Ändern von Verantwortlichkeiten:
Die Suchansicht öffnen und Aufgaben nach Bereich filtern.
Die relevanten Aufgaben mithilfe der Checkboxen auswählen.
Auf Verantwortliche zuweisen klicken, die neue verantwortliche Person suchen und Zuweisen auswählen.
2. Ressourcenmanagement
Buchung von Teams, Rollen und Ressourcen
Mehrere Aufgaben können gleichzeitig mit Teams, Rollen oder Ressourcen verknüpft werden.
Schritte zur Buchung:
Listenansicht in Projekten, der Suche oder Team-Boards öffnen.
Aufgaben (maximal 20 gleichzeitig) über Kontrollkästchen auswählen.
Im unteren Menü „Buchung hinzufügen“ auswählen.
Eine der folgenden Optionen wählen:
Rolle buchen
Team buchen
Ressource buchen
Auf „Buchen“ klicken, um zu bestätigen.
Hinweise:
Rollen, Teams und Ressourcen können für Aufgaben gebucht, jedoch nicht nachträglich geändert werden.
Es können maximal 20 Elemente gleichzeitig für Buchungen bearbeitet werden.
Rollen, Teams und Ressourcen können ausschließlich für Aufgaben gebucht werden (nicht für Meilensteine oder Checklistenpunkte).
Wenn Aufgaben aus mehreren Organisationen ausgewählt werden, stehen nur Ressourcen der Organisation mit der Mehrheit der ausgewählten Aufgaben zur Verfügung.
3. Zeitplananpassungen
Start- und Enddaten ändern
Start- und Enddaten können für mehrere Aufgaben oder Meilensteine gleichzeitig angepasst werden.
Schritte zur Änderung von Daten:
Listenansicht eines Projekts öffnen.
Aufgaben über Kontrollkästchen auswählen.
Im unteren Menü „Daten ändern“ auswählen.
Daten anpassen und optional Kommentare hinzufügen.
Auf „Fortfahren“ klicken, um Änderungen zu speichern.
Tipp: Bei Meilensteinen oder gemischten Auswahlen kann nur das Enddatum geändert werden.
4. Statusaktualisierungen und Kommentare
Status in mehreren Aufgaben ändern
Status und Kommentare können für mehrere Aufgaben gleichzeitig aktualisiert werden.
Schritte zur Statusänderung:
Aufgaben in der Listen- oder Portfolio-Ansicht auswählen.
Im unteren Menü „Status ändern“ auswählen.
Status aktualisieren und Kommentare hinzufügen.
5. Freigeber zuweisen
Freigeber können Checklistenpunkten in mehreren Projekten zugewiesen werden.
Schritte zur Zuweisung:
Suche öffnen und Aufgaben nach Typ: Checklistenpunkte filtern oder Projekt öffnen
Mehrere Checklistenpunkte über Kontrollkästchen auswählen.
Im unteren Menü „Freigeber zuweisen“ auswählen und Freigeber wählen.
Mit Zuweisen bestätigen.
Mehrere Elemente löschen
Aufgaben, Meilensteine oder Checklistenpunkte können in einem Schritt gelöscht werden.
Schritte zum Löschen:
Elemente in der Listen- oder Portfolio-Ansicht auswählen.
Im unteren Menü „Löschen“ auswählen.
4. Häufige Fragen und Problemlösungen
Warum können Meilensteine nicht in der Massenbearbeitung angepasst werden?
Nur Enddaten können geändert werden.
Was passiert, wenn Aufgaben und Checklistenpunkte gemeinsam ausgewählt werden?
Nur Aufgaben werden in der Massenbearbeitung berücksichtigt.
Warum können nicht mehr als 20 Aufgaben gleichzeitig gebucht werden?
Die Buchung ist auf 20 Aufgaben begrenzt. Bei mehr als 20 erscheint eine Aufforderung, die Auswahl zu reduzieren.
Was passiert, wenn Aufgaben aus verschiedenen Organisationen ausgewählt werden?
Es stehen nur Ressourcen der Organisation mit der Mehrheit der ausgewählten Aufgaben zur Verfügung.
Wie können fehlende Berechtigungen behoben werden?
Falls Berechtigungen fehlen, werden Buchungen nur für zugängliche Aufgaben durchgeführt. Bei weiteren Problemen kann der Administrator kontaktiert werden.