In diesem Artikel wird erklärt:
1. Wann benötige ich einen Freigabeprozess
Ein Freigabeprozess wird in der Regel festgelegt, um sicherzustellen, dass die Arbeitsergebnisse akzeptabel sind, die für den Übergang zur nächsten Projektphase erforderlich sind
Eine Freigabe kann beispielsweise erteilt werden, wenn alle angeforderten Formulare und Dokumente ausgefüllt sind, wenn ein geliefertes Ergebnis die Qualitätsstandards erfüllt, wenn eine Datei oder ein Bildanhang die vorgeschriebenen Anforderungen erfüllt usw.
2. Was ist eine freigabepflichtige Aufgabe in Allex?
Eine freigabepflichtige Aufgabe in Allex ist ein Checklistenpunkt, der im Freigabeprozess als Offen gekennzeichnet ist (Freigabepunkt)
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü und lege den Checklistenpunkt als freigabepflichtigen Punkt fest
In der Fokuskarte des Checklistenpunkts wird der Bereich Freigabe erforderlich angezeigt
Als Freigeber kann man den Checklistenpunkt folgendermaßen kennzeichnen:
Offen
Freigegeben
Abgelehnt
Wenn eine Freigabe für den Checklistenpunkt nicht mehr erforderlich ist, setze ihn auf Nicht erforderlich zurück.
3. Wo kann ich Freigabepunkte sehen und ihren Status ändern?
Checklistenpunkte, die für eine Freigabe gekennzeichnet sind, werden in der Projektliste genauso angezeigt wie normale Checklistenpunkte.
Die Spalten Freigeber und Freigabe in der Listenansicht des Projekts müssen eingeblendet werden, um den Freigeber und den Freigabestatus prüfen und ändern zu können.
Freigabepunkte aus allen Aufgaben, die zu einem Meilenstein führen, werden in der Fokuskarte des Meilensteins angezeigt (Bereich Freigabe erforderlich).
Auf diese Weise kann der Meilenstein zur Qualitätskontrolle verwendet werden, um die Qualitätsstandards zu gewährleisten, die für die Fortsetzung der nächsten Projektphase erforderlich sind
4. Wie wird ein Checklistenpunkt für eine Freigabe gekennzeichnet?
Um einen Checklistenpunkt zur Freigabe zu kennzeichnen, sind entsprechenden Rechte erforderlich (siehe Wer kann Freigeber festlegen).
In der Listenansicht des Projekts
Blende die Freigabe-Spalten in der Listenansicht des Projekts ein
Klicke auf die Dropdown-Liste und ändere den Status von Nicht erforderlich zu Offen
In der Fokuskarte des Checklistenpunkts
Blende die Fokuskarte des Checklistenpunkts ein
Wähle aus dem Drei-Punkte-Menü Freigabe erforderlich aus
Der Bereich Freigabe erforderlich wird eingeblendet und der Status automatisch auf Offen gestellt.
5. Was ist ein Freigeber?
Ein Freigeber ist ein Projektmitglied, dem die Rolle eines Freigebers zugewiesen wurde
Der Freigeber ist für die Freigabe von Freigabepunkten verantwortlich
6. Wer kann Freigeber festlegen?
Der Benutzer, der die Freigabe anfordert, ist in der Regel der Projekt- oder Aufgabenverantwortliche, aber jeder, der Bearbeitungsrechte für die Aufgabe hat, kann Freigeber festlegen.
7. Wie wird ein Freigabepunkt freigegeben oder abgelehnt?
Als Freigeber oder Freigabe-Berechtigter kann man jeden als Offen gekennzeichneten Freigabepunkt freigeben. Ein Freigabepunkt sollte erst dann freigegeben werden, wenn sein Status auf Erledigt gesetzt ist. Wenn der Freigabepunkt zur Freigabe bereit ist, wird der Freigeber benachrichtigt.
So kann einen Freigabepunkt freigegeben werden:
Benachrichtigung per E-Mail
Bei Erhalt einer E-Mail, die informiert, dass ein Checklistenpunkt zur Freigabe bereitsteht:
Klicke in der E-Mail auf die Schaltfläche Jetzt freigeben.
Klicke in der Fokuskarte im Bereich Freigabe erforderlich auf die Dropdown-Liste Freigabe und wähle entweder Freigegeben oder Abgelehnt
Benachrichtigung in Allex
Öffne das Benachrichtigungs Center
Klicke in der Benachrichtigung auf Freigeben oder Ablehnen
In der Listenansicht des Projekts oder in der Fokuskarte des Checklistenpunkts
Gehe zur Spalte Freigabe und wähle in der Dropdown-Liste Freigegeben oder Abgelehnt aus
Über den Meilenstein der Qualitätskontrolle
Wähle im Bereich Freigabe erforderlich in der Dropdown-Liste Freigegeben oder Abgelehnt aus.
Freigeber werden im Benachrichtigungs Center in Allex oder per E-Mail benachrichtigt, wenn:
Sie als Freigeber hinzugefügt wurden
Ein Freigabepunkt für eine Freigabe bereit ist
Ein anderer Benutzer als Freigeber hinzugefügt wurde
Jemand anders mit Freigabeberechtigungen den Freigabepunkt freigegeben hat
Ein Benutzer kann jederzeit einstellen, welche Benachrichtigungen er erhalten möchte und wie er sie erhalten möchte (siehe Benachrichtigungseinstellungen).
8. Wer kann Freigabepunkte freigeben oder ablehnen?
Freigeber, Projekt-Admins oder Projekt-Editoren können Checklistenpunkte freigeben.
Wenn kein Freigeber festgelegt ist oder ein anderer Benutzer als Freigeber den Freigabestatus ändert, wird dieser als Freigeber festgelegt.
9. Wie kann ich erkennen, ob die Freigabe-/Checklistenpunkte, für die ich verantwortlich bin, freigegeben oder abgelehnt wurden?
Verantwortliche für einen Freigabepunkt werden im Benachrichtigungs Center und per E-Mail (je nach meinen Benachrichtigungseinstellungen) benachrichtigt, wenn sich der Freigabestatus geändert hat.
10. Was die nächsten Schritte sind
Lege bei der Projektplanung Meilensteine und Freigabepunkten fest, die zu einer sicheren und transparenten Übergabe beitragen können.