In diesem Artikel lernen Sie:
1. Was eine Zugriffsberechtigung ist
Der Zugriff auf Projekte und Aufgaben wird über Berechtigungsrollen gesteuert. Diese definieren die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte der jeweiligen Rolle. Sie können entweder den Zugriff auf das gesamte Projekt oder nur auf eine einzelne Aufgaben gewähren.
Es gibt drei Berechtigungsrollen:
Admin - Hat alle Berechtigungen zum Bearbeiten eines Projekts (Aufgaben erstellen, Projekteinstellungen ändern, Projektmitglieder hinzufügen/entfernen und Zugriffsberechtigungen ändern)
Editor - Kann Projekte sehen und teilweise bearbeiten (Aufgaben erstellen, bearbeiten und löschen, Projektmitglieder hinzufügen)
Lesend - Kann Projekte nur sehen, aber nicht bearbeiten (Kann Projekt- und Aufgabeninformationen einsehen)
Weitere Berechtigungsregeln:
Wenn ein Projekt zu einer Organisation gehört, haben alle Mitglieder dieser Organisation Lesende-Zugriffsrechte
Alle Organisations-Admins haben automatisch Admin-Zugriffsrechte innerhalb aller Projekte ihrer Organisation
2. Wo und wie Berechtigungsrollen festgelegt werden
Navigieren Sie zu Ihrem Projekt
Fügen Sie dem Projekt weitere Mitarbeitende hinzu
Klicken Sie auf den Teilen Button oben rechts in der Kopfzeile der Projektübersicht
Klicken Sie auf Neue Mitglieder hinzufügen
Suchen Sie nach Mitgliedern ihrer Organisation oder scrollen Sie durch die Liste
Wählen Sie die Mitglieder aus und bestimmen Sie jeweils die Berechtigungsrolle
Alle Mitglieder mit Editor- und Admin-Berechtigungen werden ihnen in der Liste der Projektberechtigungen angezeigt
Die Berechtigungsrolle, die ein/e Projektmitarbeiter/in hat, gilt für alle Aufgaben, Meilensteine und Sammelaufgaben innerhalb dieses Projektes
Admins und Editoren können auch unabhängig von den Projektberechtigungen Sammelaufgaben, Aufgaben und Checklistenpunkten Verantwortliche direkt in der Listenansicht oder in der Fokuskarte zuweisen
3. Wie Sie externe Mitarbeiter einladen und Berechtigungen festlegen
Externe Mitarbeiter zu einem Projekt einladen
Klicken Sie auf den Teilen Button oben rechts in der Kopfzeile des Projekts
Klicken Sie auf Neue Mitglieder hinzufügen
Geben Sie in der unteren Eingabezeile die E-Mail-Adresse des externen Mitarbeiters ein und wählen Sie am Zeilenende die Zugriffsberechtigung (Editor, Lesend, Admin)
Versenden Sie die Einladung. Der externe Mitarbeiter erhält eine E-Mail, über die er sich bei Allex registrieren kann und direkt zum Projekt geleitet wird
Externen Mitarbeitern Aufgaben und Checklistenpunkte zuweisen
Klicken Sie auf den Avatar der Aufgabe oder des Checklistenpunktes
Geben Sie in der unteren Eingabezeile die E-Mail-Adresse des externen Mitarbeiters ein
Wenn Sie die Einladung versenden, erhält derjenige eine E-Mail, über die er sich bei Allex registrieren kann und direkt zur Aufgabe geleitet wird
Der externe Mitarbeiter erhält Editor-Berechtigungen für die Aufgabe oder die Checklistenpunkte
4. Was die nächsten Schritte sind
Das Mitglied kann nun entsprechend der neuen Berechtigungsrolle auf das Projekt und die Aufgaben zugreifen und bearbeiten (z.B. Aufgaben erstellen)
Häufig kommen bei der Frage " Wie stelle ich in Aufgaben und Projekten Zugriffsberechtigungen ein?“ auch folgende Fragen auf: