In diesem Artikel wird erklärt:
1. Was eine Zugriffsberechtigung ist
Der Zugriff auf Projekte und Aufgaben wird über Berechtigungsrollen gesteuert. Diese definieren die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte der jeweiligen Rolle. Zugriffe können auf das gesamte Projekt oder nur auf eine einzelne Aufgabe gewährt werden.
Es gibt drei Berechtigungsrollen:
Admin - Hat alle Berechtigungen zum Bearbeiten eines Projekts (Aufgaben erstellen, Projekteinstellungen ändern, Projektmitglieder hinzufügen/entfernen und Zugriffsberechtigungen ändern)
Editor - Kann Projekte sehen und teilweise bearbeiten (Aufgaben erstellen, bearbeiten und löschen, Projektmitglieder hinzufügen)
Lesend - Kann Projekte nur sehen, aber nicht bearbeiten (Kann Projekt- und Aufgabeninformationen einsehen)
Weitere Berechtigungsregeln:
Wenn ein Projekt zu einer Organisation gehört, haben alle Mitglieder dieser Organisation lesende Zugriffsrechte
Alle Organisations-Admins haben automatisch Admin-Zugriffsrechte innerhalb aller Projekte ihrer Organisation
2. Wo und wie Berechtigungsrollen festgelegt werden
Navigiere zu Deinem Projekt
Füge dem Projekt weitere Mitarbeitende hinzu
Klicke auf den Teilen Button oben rechts in der Kopfzeile der Projektübersicht
Klicke auf Neue Mitglieder hinzufügen
Suche nach Mitgliedern Deiner Organisation oder scrolle durch die Liste
Wähle die Mitglieder aus und bestimme jeweils die Berechtigungsrolle
Alle Mitglieder mit Editor- und Admin-Berechtigungen werden in der Liste der Projektberechtigungen angezeigt
Die Berechtigungsrolle, die ein/e Projektmitarbeiter/in hat, gilt für alle Aufgaben, Meilensteine und Sammelaufgaben innerhalb dieses Projektes
Admins und Editoren können auch unabhängig von den Projektberechtigungen Sammelaufgaben, Aufgaben und Checklistenpunkten Verantwortliche direkt in der Listenansicht oder in der Fokuskarte zuweisen
3. Wie externe Mitarbeiter eingeladen und Berechtigungen festgelegt werden
Externe Mitarbeiter zu einem Projekt einladen
Klicke auf den Teilen Button oben rechts in der Kopfzeile des Projekts
Klicke auf Neue Mitglieder hinzufügen
Gib in der unteren Eingabezeile die E-Mail-Adresse des externen Mitarbeiters ein und wähle am Zeilenende die Zugriffsberechtigung aus (Editor, Lesend, Admin)
Versende die Einladung. Der externe Mitarbeiter erhält eine E-Mail, über die er sich bei Allex registrieren kann und direkt zum Projekt geleitet wird
Externen Mitarbeitern Aufgaben und Checklistenpunkte zuweisen
Klicke auf den Avatar der Aufgabe oder des Checklistenpunktes
Gib in der unteren Eingabezeile die E-Mail-Adresse des externen Mitarbeiters ein
Wenn die Einladung versendet wird, erhält die Person eine E-Mail, über die sie sich bei Allex registrieren kann und direkt zur Aufgabe geleitet wird
Der externe Mitarbeiter erhält Editor-Berechtigungen für die Aufgabe oder die Checklistenpunkte
4. Was die nächsten Schritte sind
Das Mitglied kann nun entsprechend der neuen Berechtigungsrolle auf das Projekt und die Aufgaben zugreifen und bearbeiten (z.B. Aufgaben erstellen)