In diesem Artikel lernen Sie:

  1. Was eine Zugriffsberechtigung ist

  2. Wo und wie Berechtigungsrollen festgelegt werden

  3. Wie Sie externe Mitarbeiter einladen und Berechtigungen festlegen

  4. Was die nächsten Schritte sind

1. Was eine Zugriffsberechtigung ist

Der Zugriff auf Projekte und Aufgaben wird über Berechtigungsrollen gesteuert. Diese definieren die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte der jeweiligen Rolle. Sie können entweder den Zugriff auf das gesamte Projekt oder nur auf eine einzelne Aufgaben gewähren.

Es gibt drei Berechtigungsrollen:

  • Admin - Hat alle Berechtigungen zum Bearbeiten eines Projekts (Aufgaben erstellen, Projekteinstellungen ändern, Projektmitglieder hinzufügen/entfernen und Zugriffsberechtigungen ändern)

  • Editor - Kann Projekte sehen und teilweise bearbeiten (Aufgaben erstellen, bearbeiten und löschen, Projektmitglieder hinzufügen)

  • Lesend - Kann Projekte nur sehen, aber nicht bearbeiten (Kann Projekt- und Aufgabeninformationen einsehen)

Weitere Berechtigungsregeln:

  • Wenn ein Projekt zu einer Organisation gehört, haben alle Mitglieder dieser Organisation Lesende-Zugriffsrechte

  • Alle Organisations-Admins haben automatisch Admin-Zugriffsrechte innerhalb aller Projekte ihrer Organisation

2. Wo und wie Berechtigungsrollen festgelegt werden

  • Navigieren Sie zu Ihrem Projekt

  • Ordnen Sie dem Projekt einen Projektverantwortlichen zu

  • Fügen Sie dem Projekt weitere Mitarbeitende hinzu

  • Klicken Sie auf den Teilen Button oben rechts in der Kopfzeile der Projektübersicht

  • Klicken Sie auf Neue Mitglieder hinzufügen

  • Suchen Sie nach Mitgliedern ihrer Organisation oder scrollen Sie durch die Liste

  • Wählen Sie die Mitglieder aus und bestimmen Sie jeweils die Berechtigungsrolle

  • Alle Mitglieder mit Editor- und Admin-Berechtigungen werden ihnen in der Liste der Projektberechtigungen angezeigt

  • Die Berechtigungsrolle, die ein/e Projektmitarbeiter/in hat, gilt für alle Aufgaben, Meilensteine und Sammelaufgaben innerhalb dieses Projektes

  • Admins und Editoren können auch unabhängig von den Projektberechtigungen Sammelaufgaben, Aufgaben und Checklistenpunkten Verantwortliche direkt in der Listenansicht oder in der Fokuskarte zuweisen

3. Wie Sie externe Mitarbeiter einladen und Berechtigungen festlegen

Externe Mitarbeiter zu einem Projekt einladen

  • Klicken Sie auf den Teilen Button oben rechts in der Kopfzeile des Projekts

  • Klicken Sie auf Neue Mitglieder hinzufügen

  • Geben Sie in der unteren Eingabezeile die E-Mail-Adresse des externen Mitarbeiters ein und wählen Sie am Zeilenende die Zugriffsberechtigung (Editor, Lesend, Admin)

  • Versenden Sie die Einladung. Der externe Mitarbeiter erhält eine E-Mail, über die er sich bei Allex registrieren kann und direkt zum Projekt geleitet wird

Externen Mitarbeitern Aufgaben und Checklistenpunkte zuweisen

  • Klicken Sie auf den Avatar der Aufgabe oder des Checklistenpunktes

  • Geben Sie in der unteren Eingabezeile die E-Mail-Adresse des externen Mitarbeiters ein

  • Wenn Sie die Einladung versenden, erhält derjenige eine E-Mail, über die er sich bei Allex registrieren kann und direkt zur Aufgabe geleitet wird

  • Der externe Mitarbeiter erhält Editor-Berechtigungen für die Aufgabe oder die Checklistenpunkte

4. Was die nächsten Schritte sind

  • Das Mitglied kann nun entsprechend der neuen Berechtigungsrolle auf das Projekt und die Aufgaben zugreifen und bearbeiten (z.B. Aufgaben erstellen)

Häufig kommen bei der Frage " Wie stelle ich in Aufgaben und Projekten Zugriffsberechtigungen ein?“ auch folgende Fragen auf:

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