In diesem Artikel wird erklärt:
Was ist der Allex AI-Assistant?
Die wichtigsten Merkmale des Allex AI-Assistant.
Aktivierung des Allex AI-Assistenten: So funktioniert es.
Nutzung des Allex AI-Assistant: Eine Übersicht
Tipps für die optimale Verwendung des Allex AI-Assistant.
1. Was ist der Allex AI-Assistant?
Allex AI-Assistant ist dein neuer Lieblingskollege, der dir hilft, deine Aufgaben zu optimieren und deinen Arbeitstag effizienter zu gestalten. Egal, ob du lieber schreibst oder sprichst, der Allex AI-Assistant passt sich deinem Stil an und bietet intuitive Unterstützung für deine Projekte, Updates und Fragen.
2. Die wichtigsten Merkmale des Allex AI-Assistant
Mit dem Allex AI-Assistenten kannst du – wahlweise durch textbasierte Befehle oder Spracheingabe, je nach persönlicher Präferenz - interagieren. Sie können den KI-Assistenten gerne fragen, was er alles kann, da wir seine Funktionen ständig erweitern.
📋 Aufgaben- & Meilenstein-Management
Erstellen & Organisieren: Erstelle neue Aufgaben, Sammelaufgaben, Meilensteine und Checklistenpunkte.
Aktualisieren & Verfolgen: Ändere den Status von Aufgaben (z. B. „Geplant“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“), aktualisiere die Beschreibungen oder verschiebe Fälligkeitstermine.
Verantwortlichkeiten zuweisen: Weise Aufgaben oder Meilensteine bestimmten Teammitgliedern (oder sich selbst) zu.
Massenaktionen: Weisen Sie mehreren Aufgaben eines Projekts gleichzeitig einen gemeinsamen Verantwortlichen zu.
Duplizieren & Verschieben: Kopiere bestehende Aufgaben/Meilensteine (einschließlich ihrer Checklistenpunkte und Beschreibungen) oder verschiebe diese in andere Projekte.
📁 Projektmanagement
Projekte erstellen: Starte mit neue Projekte, erstelle strukturierte Projekte mit dem AI Projekt Generator oder generiere diese direkt aus maßgeschneiderten Projektvorlagen.
Projekte aktualisieren: Ändere Projektbeschreibungen, passe den Projektstatus an, lege Fälligkeitstermine fest oder verschiebe geplante Zeitpläne (z. B. Verschiebung des Start- oder Enddatums eines geplanten Projekts um eine bestimmte Anzahl von Tagen).
CCPM-Analysen: Rufe den Verlauf des Pufferverbrauchs, Fortschrittskennzahlen und den allgemeinen Zustand für Projekte mit Critical Chain Project Management (CCPM) ab.
🔍 Suche & Abfrage
Intelligente Suche: Finde Projekte, Aufgaben, Meilensteine oder Checklistenpunkte basierend auf Name, Status, verantwortlicher Person oder Projekttyp.
Diskussionen lesen: Zeigt Kommentare und den Diskussionsverlauf zu Aufgaben oder Projekten, um Hindernisse, Verzögerungen oder Team-Updates zu identifizieren.
Mitgliedersuche: Suche nach Teammitgliedern in der Organisation, um sie als Verantwortliche zuzuweisen oder in Kommentaren zu erwähnen.
📅 Erweiterte Terminplanung
Arbeitstag-Berechnungen: Berechne präzise Zeitachsen, Fristen und Verzögerungen automatisch unter Berücksichtigung von Wochenenden, Feiertagen und Arbeitstagen.
❓ Produkthilfe & Support
Wenn du Fragen zur Bedienung haben oder Hilfe zu den Funktionen der Allex-Plattform benötigen (z. B. Portfolio-Übersicht, Ressourcenplanung, Integrationen oder Kontoeinstellungen), kann der Assistant unsere offiziellen Allex-Supportartikel und Tutorials durchsuchen, um Ihnen präzise Antworten zu liefern.
3. Aktivierung des Allex AI-Assistant
Für die Aktivierung des AIlex AI-Assistenten kontaktiere deinen Customer Success Manager oder schreibe eine E-Mail an support@allex.ai. Wir können die AI-Funktion je Organisation freischalten.
Was passiert mit den Daten?
Alle eingegebenen Informationen – ob in Text- oder Sprachform – sowie die für die Aufgabenerfüllung notwendigen Daten werden sicher an eine Azure OpenAI-Instanz übertragen. Diese Instanz erfüllt alle aktuellen Datenschutzanforderungen (DGSVO), und die Server befinden sich in Schweden.
Was wird gespeichert?
Eingaben und die dazugehörigen Antworten werden zu Zwecken der Qualitätssicherung gespeichert. Diese Daten verbleiben ausschließlich in Allex und unterliegen denselben Datenschutzstandards wie alle anderen in Allex verwalteten Informationen. Azure speichert keine Daten.
4. Nutzung des Allex AI-Assistant
Zugriff am Desktop
Um den Allex AI-Assistant zu öffnen, einfach auf die Schaltfläche „AI-Assistant“ in der unteren Hauptnavigationsleiste klicken.
Tipp: Du kannst den AI-Assistant über den gesamten Browser-Bildschirm bewegen.
Zugriff über Mobile
Der Allex AI-Assistant ist für mobile Geräte optimiert, so dass du immer in auf den neusten Stand bleibst und produktiv arbeiten kannst, egal wo du bist.
Beispiele für Mobile Use Cases:
Schnelle Updates von unterwegs:
Füge Aktualisierungen zu über Aufgaben direkt ein, während du nach einem Kaffeeklatsch mit Kollegen zurück ins Büro gehst.
Optimierte Berichterstattung zwischen Aufgaben:
Setze den Aufgabenstatus auf „erledigt“, während du von einer Aufgabe zur nächsten wechseln.
Tipp: Speicher den Link auf dem Startbildschirm ab, um mit einem Klick darauf zugreifen zu können.
Spreche mit dem Allex AI-Assistant:
Klicke auf das Mikrofon-Symbol unten rechts, um zu beginnen.
Beginne die Spracheingabe mit einem einfachen Befehl oder einer Frage.
Drücke das Senden-Symbol, um deine Nachricht zu übermitteln.
Hinweis: Der Allex AI-Assistant kann mehrere Sprachen verarbeiten.
Schreibe mit dem Allex AI-Assistant:
Gib deine Frage oder Befehle direkt ein und drücke die Eingabetaste oder klicke auf das Pfeilsymbol.
Beispiele:
„Der Meilenstein 'Design Approval' ist abgeschlossen.“
„Zeige mir Aufgaben, die nächste Woche fällig sind.“
Hinweis: Der Allex AI-Assistant kann bei Klärungsbedarf Nachfragen stellen, um sicherzustellen, dass er die Anfrage vollständig verstanden hat.
5. Tipps für die optimale Verwendung des Allex AI-Assistant
Effektive Anordnungen formulieren: Verwende eine klare und prägnante Sprache, um deine Anfrage besser umsetzen zu können.
Nutzung des Kontexts: Gib spezifische Details für bessere Antworten an (z. B. "Aufgaben, die Sarah zugewiesen wurden, sind nächsten Monat fällig").
Funktionen erforschen: Wechsel zwischen Sprach- und Textmodus, um herauszufinden, welcher Modus für die verschiedenen Aufgaben am besten geeignet ist.
Regelmäßiges Feedback: Teile dem Allex-Team dein Feedback mit, um die Leistung der AI zu verbessern.
Umformulierung der Eingabe: Wenn der Allex AI-Assistant Schwierigkeiten hat, deine Anweisungen zu verstehen, versuche sie umzuformulieren oder mehr Details anzugeben.
Spracheingabe: Stelle sicher, dass deine Spracheingabe frei von Hintergrundgeräuschen ist.