In diesem Artikel lernen Sie:
1. Wo sind Listen in Allex zu finden?
Sowohl Aufgaben, als auch Projekte können in Allex als Liste betrachtet werden
Projekte:
Alle Projekte der Organisation sind im Portfolio als Liste zu finden
Alle Projekte einer Suchanfrage werden ebenfalls als Liste dargeboten
Aufgaben sind auf folgenden Seiten als Liste in Allex zu finden:
Meine Aufgaben/Mein Tag
Liste im Projekt
Liste im Teamboard
Liste in der Suche
2. Funktionen der Listen in Allex im Überblick
Funktionen | Spalten hinzufügen/verbergen | Spalten verschieben | Spalten vergrößern & verkleinern | Aufgaben per Drag and Drop verschieben | Aufgaben erstellen (in der Liste) | Titel bearbeiten |
Projektlisten |
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Suchergebnisse | ✓ | ✓ | ✓ |
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Portfolio | ✓ | ✓ | ✓ |
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Aufgabenlisten |
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Projekt | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Suchergebnisse | ✓ | ✓ | ✓ |
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Teamboard | ✓ | ✓ | ✓ |
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Meine Aufgaben/Mein Tag | ✓ |
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Tipp: Neben diesen Funktionen kann in allen Listen per Klick auf die jeweilige Zelle die entsprechende Aktion ausgeführt werden
3. Wie funktioniert die Mehrfachauswahl und was kann ich damit machen?
Manchmal kann es sehr nützlich sein, bestimmte Aktionen für Aufgaben/Meilensteine/ Checklistenpunkte gleichzeitig zu bearbeiten, und für diese Fälle können Sie die Mehrfachauswahl verwenden.
Was kann ich mit der Mehrfachauswahl alles machen?
Verantwortliche zuweisen
Einen Verantwortlichen für alle Aufgaben zuweisen
Urlaubsübergabe von Aufgaben vereinfacht
Neuer Kollege ersetzt einen alten oder anderen Kollegen
Ein neues Projekt planen / eine Vorlage erstellen
Freigeber für mehrere Checklistenpunkte zuweisen
Gewährleisten Sie freigegebene Übergaben zwischen Projektphasen
Schnelles Einrichten einer Projektvorlage mit wiederkehrenden Freigebern
Ändern von Status für alle ausgewählten Aufgaben
Feedbackanfragen an Verantwortliche aller ausgewählten Aufgaben senden
Ausgewählte Aufgaben löschen
Verwendung der Mehrfachauswahl (Beispiele)
Sehen wir uns an, wie Sie die Mehrfachauswahl am Beispiel der Zuweisung eines Verantwortlichen für alle Aufgaben verwenden.
Öffnen Sie die Listenansicht der Aufgaben in einem Projekt
Wählen Sie die Aufgaben aus, indem Sie die Kästchen neben den Aufgabennamen verwenden
Klicken Sie auf Verantwortlichen zuweisen in der unteren Menüleiste
Die Mehrfachbearbeitung funktioniert auch mit Suchergebnissen. Beispielsweise können Sie Verantwortliche für alle Suchergebnisse ändern.
Öffnen Sie die Suche und verwenden Sie hier den Aufgabenbereich
Filtern Sie alle Aufgaben, bei denen Sie die Aufgabenverantwortung ändern möchten
Bei Bedarf könne Sie auch die Suche weiter einschränken
Wählen Sie alle Aufgaben aus, indem Sie die Kontrollkästchen Alle auswählen verwenden
Klicken Sie auf Verantwortlichen zuweisen in der unteren Menüleiste und suchen Sie nach dem neuen Kollegen, der jetzt verantwortlich sein soll
Sie können einen Freigeber für Checklistenpunkte verschiedener Projekte zuweisen.
Gehen Sie zur Suche nach Aufgaben und öffnen Sie den Filter
Wählen Sie mehrere Projekte aus
Wählen Sie den Aufgabentyp: Checklistenpunkt
Drücken Sie auf Suchen
Wählen Sie alle passenden Checklistenpunkte aus der Suchergebnisliste aus
Klicken Sie unten in der Leiste für die Mehrfachbearbeitung auf Zuweisen
Wählen Sie Freigeber zuweisen
Wählen Sie die richtige Person aus der Mitgliederliste aus
Klicken Sie auf Zuweisen und Schließen
Sie können die Mehrfachbearbeitung auch in der Portfolio-Ansicht verwenden.
Gehen Sie zum Abschnitt Portfolio in der linken Menüleiste
Wählen Sie die Projekte mit Hilfe der Kontrollkästchen aus
Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor. Sie können ausgewählten Elementen gleichzeitig die Verantwortlichen zuweisen, den Status aktualisieren oder Ausgewählte Objekte löschen.
