In diesem Artikel wird erklärt:
1. Was ist die globale Suche?
Die globale Suche ermöglicht es, Aufgaben oder Projekte zu finden, auf die du Zugriff hast. Wenn du Mitglied in mehreren Organisationen bist, kannst du den Status von Aufgaben oder Projekten überprüfen, ohne zwischen verschiedenen Organisationen wechseln zu müssen.
Eine weitere tolle Sache ist, dass die globale Suche als Overlay geöffnet wird. So wird die globale Suche über der Seite, an der gerade gearbeitet wird, angezeigt. Wenn die Suche abgeschlossen wird, kehrt man zur vorherigen Seite zurückkehren und kann die Arbeit fortsetzen.
2. Wo die globale Suche finden?
Auf der Hauptnavigationsleiste oben befindet sich ein Lupen-Symbol
Klicke darauf, um die globale Suche zu öffnen
Das Lupen-Symbol ändert sich in ein Schließen-Symbol
Bei einem Klick auf das Schließen-Symbol, wird die globale Suche ausgeblendet, und man kehrt zur vorherigen Seite zurück
Tipp: Sie können von jeder Seite auf die globale Suche zugreifen.
3. Quick-Links innerhalb der globalen Suche
Auf der Einstiegsseite der Suche befinden sich eine Reihe von nützlichen Filterlinks.
Links für meine Aufgaben:
Aufgaben, die ich zugewiesen habe: Zeigt alle Aufgaben an, die du jemandem anderen oder dir selbst zugewiesen hast.
Aufgaben, die ich anderen zugewiesen habe: Zeigt alle Aufgaben an, die du anderen zugewiesen hast.
Aufgaben, die andere mir zugewiesen haben: Zeigt alle Aufgaben an, die dir von einer anderen Person zugewiesen wurden.
4. Wie kannst du suchen und filtern?
Nach Aufgaben oder Projekten mit Schlüsselwörtern oder „exakten“ Wörtern suchen:
Wähle im Dropdown-Menü neben dem Suchfeld Aufgaben oder Projekte aus.
Gib die Schlüsselwörter ins Suchfeld ein und drücke Enter.
Für „exakte“ Suchen setze die gewünschten Begriffe in Anführungszeichen.
Tipp: Das Schlüsselwort sucht dann auch innerhalb der benutzerdefinierten Felder, die Text enthalten.
Aufgaben oder Projekte nach der verantwortlichen Person durchsuchen:
Gib "@" ein, um eine Liste der Mitglieder anzuzeigen
Wähle eine Person aus dem Dropdown-Menü aus
Wiederhole die gleiche Aktion, um mehrere Personen auszuwählen
Bei der Eingabe eines Schlüsselworts, drücke die Eingabetaste, um die Suche zu starten
Eingrenzung der Suche durch die Anwendung von Suchfiltern
Gib "#" ein, um eine Liste von Suchfiltern anzuzeigen
Wähle einen oder mehrere Suchfilter aus dem Dropdown-Menü aus
Es können auch mehrere Filter kombiniert werden (z. B. #Status:InProgress & #Due:ThisWeek)
Tipp: Um Suchkriterien zu löschen, X drücken
Übersicht der Allex Projekt- und Aufgaben-Suchfilter:
#Status (z.B. #Status:Planned)
#Zugeordnet von (z.B. #TaskAssignedBy:Me )
#Template (zur Verwaltung der Vorlagen Ihrer Organisation) - Nur für Projekte verfügbar
#Due (z.B. #Due:ThisWeek)
#Startdatum (z. B. #Start:ThisMonth)
Tipp: Mithilfe der Sortierfunktion, kann die Ergebnisliste den eigenen Bedürfnissen gemäß sortiert werden.
Erweiterte Filterfunktion
Wir empfehlen den Filter-Dialog für eine erweiterte Suche. Hier können Suchkriterien schnell und praktisch kombiniert werden.
Die erweiterte Filterfunktion ist nicht nur in der Globalen Suche zu finden, sondern auch in der Portfolioansicht und den Team Boards
5. Wie wird die Suche gespeichert
Nachdem die Suchergebnisse vorliegen, klicke auf den Suche Speichern Button
Gib der Suche einen Namen und klicke auf Suche speichern
Gehe zurück zur Startseite der Suche, um die Gespeicherte Suche zu finden
Tipp: Gespeicherte Suchen werden in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet.
6. Wie du deine Recherchen freigeben kannst
Du kannst deine Recherchen mit anderen teilen, indem du den Weblink deiner globalen Suche kopierst und diesen Link mit Kollegen teilst. Der Link lädt alle von dir festgelegten Filter und Sortieroptionen.
Hinweis: Andere Personen, die deine Links zur globalen Suche öffnen, müssen Zugriff auf die angezeigten Projekte haben.
7. Zuletzt gesucht
Die letzten Suchanfragen können eingesehen werden. Hier wird eine kurze Historie der letzten Suchanfragen angezeigt. Klicke eine der Suchanfragen an, um diese zu wiederholen. Allex zeigt dann das Suchergebnis mit den neusten Daten an.
Tipp: Die Sucheingabe und ihre Suchkriterien werden in der folgenden Reihenfolge angezeigt: Verantwortlicher (@Erwähnung), Stichwort, Suchkriterien, Sortieroption.
8. Was die nächsten Schritte sind?
Du kannst die Liste für Aufgaben oder Projekte nach CSV exportieren und Berichte sowie Analysen erstellen.