In diesem Artikel wird erklärt:
1. Was die Such- und Filterfunktion im Portfolio ist
Die Portfolio-Ansicht bietet einen Überblick über die Projekte einer Organisation. Die Liste der Projekte kann sehr lang sein. Deswegen kann nach bestimmten Projekten gesucht und gefiltert werden. Dies erleichtert es, in Projektmeetings den Überblick zu behalten und nur die Projekte anzuzeigen, die besprochen werden sollen.
2. Wie nach Projekten in der Portfolio-Ansicht gesucht und gefiltert werden kann
Navigiere zur Portfolio-Ansicht
Gib die Such- oder Filterkriterien in die Suchzeile oben ein und drücke Enter
Nutze #, um einen Filter zu verwenden (z.B. #Status:Done)
Sobald # eingegeben wird, wird eine Drop-Down Liste angezeigt, aus der ausgewählt werden kann
Es können auch mehrere Filter kombiniert werden (z.B. #Status:Done - #ProjectAssignedBy:Me)
Um Szenario-Projekte in die Suche einzuschließen:
In der Listenansicht: Wähle zusätzlich im Filter-Dialog neben dem Projekttyp Standard den Typ Szenario aus (Szenarios anzeigen)
In der Zeitachsenansicht: Beim Anzeigen der Auslastung für Teams oder Rollen, kann die Anzeige der Szenarios eingeschaltet werden
Tipp: Erfahre mehr zu den Allex Such- und Filterkriterien in "Wie funktioniert die globale Suche in Allex?"
Nachfolgend sind einige Beispiele für Such- und Filterkriterien aufgeführt:
Nach Stichwörtern im Titel suchen
Projekte können auch anhand des Titels gesucht werden
Gib einfach einen Teil des Titels in die Suchzeile ein und drücke Enter
Die Ergebnisse werden in der Liste angezeigt
Tipp: Nutze die Sortierfunktion, um die Ergebnisliste anzuordnen.
Suche mit „exakten“ Wörtern
Verwende bestimmte Wörter, um Deine Projekte präziser zu filtern
Setze die gewünschten Begriffe in Anführungszeichen und drücke Enter, um die passenden Ergebnisse anzuzeigen
Tipp: Exakte Suchen eignen sich auch, um bestimmte Aufgaben zu finden.
Nach benutzerdefinierten Feldern filtern
Die Projekte können nach den benutzerdefinierten Feldern für Projekte gefiltert werden, sofern solche in der Organisation angelegt wurden
z.B. #Budget:On track oder #Kunde:Meyer GmbH
Nach Terminstatus filtern
Um sich einen Überblick über den Terminstatus der Projekte zu verschaffen, empfiehlt es sich, den gleichnamigen Filter anzuwenden.
In Allex sind drei verschiedene Terminstatus definiert. Diese errechnen sich aus dem Fälligkeitsdatum im Verhältnis zum Projektfortschritt auf dem kritischen Pfad und dem verbleibenden Puffer:
Planmäßig: Der aktuelle Projektfortschritt liegt im Plan und das gewählte Fälligkeitsdatum wird pünktlich erreicht. Wenn Zeitpuffer für die Planung verwendet werden, heißt dies, dass noch ausreichend Puffer in Relation zum Projektfortschritt zur Verfügung steht.
Gefährdet: Das Projekt kann noch rechtzeitig abgeschlossen werden, aber einige Aufgaben oder Meilensteine verzögern sich und verbrauchen die geplanten Puffer im Verhältnis zum Projektfortschritt zu schnell. Das bedeutet, dass es weniger Spielraum gibt und sich das Projekt verzögern kann.
Verspätet: Das Fälligkeitsdatum des Projektes ist überschritten und das Projekt ist verspätet. Der berechnete Endtermin liegt hinter dem geplanten Fälligkeitsdatum. Wenn Zeitpuffer für die Planung verwendet werden, ist der gesamte Puffer aufgebraucht. Ggf. muss das Fälligkeitsdatum des Projekts angepasst werden.
Durch das Filtern von gefährdeten Projekten unterstützt Allex dabei, Verspätungen rechtzeitig zu erkennen und entgegenwirken zu können.
3. Was die Such- und Filterfunktion im Projekt ist
Auch im Projekt kann wie gewohnt die Textsuche oder der Filter verwendet werden, um die gewünschten Informationen eines Projekts herauszufiltern und anzuzeigen.
Hier werden nur projektspezifische Filter angezeigt
In der Suche ist es nur möglich, Aufgabenverantwortliche aus dem entsprechenden Projekt und externe Personen, die Verantwortlichkeiten in diesem Projekt haben, auszuwählen
Es kann nach den benutzerdefinierten Feldern für Projekte, welche in der Organisation vorhanden sind, gesucht und gefiltert werden
Man kann hier alle Aufgaben oder das Suchergebnis auch nach unterschiedlichen Kriterien sortieren, z.B. nach Letzter Aktualisierung. Um zur gewohnten Ansicht zurückzukehren, wähle die Sortierung Manuelle Reihenfolge aus.
4. Wie in Listen nach Projekten und Aufgaben gefiltert werden kann
Man kann in bestimmten Spalten direkt nach Projekt- oder Aufgabendetails filtern, ohne den globalen Filterdialog zu öffnen. Dies gilt für:
Aufgaben
Verantwortlich
Status
Start- oder Enddatum
Freigeber
Benutzerdefiniertes Feld: Einzel- oder Mehrfachauswahl
Projekte
Verantwortlich
Status
Terminstatus
Benutzerdefiniertes Feld: Einzel- oder Mehrfachauswahl
Dafür fahre mit der Maus über den Spaltenkopf und der jeweilige Filter erscheint. Der Spaltenfilter kann auf diese Weise auch wieder aufgehoben werden.
Falls die Suche verfeinert werden soll, können weitere Filter im globalen Filterdialog hinzugefügt werden. Der Spaltenfilter und der globale Filterdialog sind stets synchronisiert.