In diesem Artikel lernen Sie:
1. Portfolio-Ansicht
Die Portfolio-Ansicht bietet eine Momentaufnahme aller Projekte innerhalb Ihres Geschäftsportfolios
Liste: Listet alle Projekte innerhalb der Organisation mit ihren Fälligkeitsdaten und verantwortlichen Teammitgliedern auf
Wenn Sie auf ein Projekt klicken, gelangen Sie zur Einzelprojektansicht
Sie können Ihre Spalten auch über die Schaltfläche Feld hinzufügen anpassen
Zeitachse: Die Zeitachsenansicht bietet eine gestaffelte Ansicht aller Projektlaufzeiten, zusammen mit ihren Meilensteinen und Pufferzonen
Die Markierung "Aktueller Tag" zeigt an, wo sich das Projekt am aktuellen Tag befindet, während die Kopfzeilen des Kalenders die Jahresplanung für Projekte veranschaulichen
In der Zeitachsenansicht können Sie Projekte einfach entlang des Kalendergitters ziehen, um die Projekttermine nach Bedarf im Verhältnis zu anderen Projekten anzupassen.
Die Zeitleistenansicht kann nach Woche, Monat, Quartal, Jahr und mehr gefiltert werden.
Der Schalter Auslastung zeigt Ihnen eine Grafik der Gesamtkapazität eines Teams nach globaler Verteilung und nach Projekt sowie nach aktuell zugewiesener und verfügbarer Kapazität.
Mit der Funktion "Hervorheben" können Sie die Aufgabe visualisieren, für die eine bestimmte Rolle innerhalb eines Projekts verantwortlich ist. Sie können außerdem bestimmte Rollen innerhalb von Projektphasen hervorheben, indem Sie die Funktion Projekte nach bestimmten Rollen sortieren verwenden.
Reporting: In der Berichtsansicht wird anhand eines Zustandsdiagramms dargestellt, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Projekt seinen Termin einhält. Projekte im grünen Bereich sind auf dem richtigen Weg, während Projekte im roten Bereich entweder gefährdet oder überfällig sind.
Das Zustandsdiagramm berechnet den Zustand eines Projekts, indem es den prozentualen Fortschritt auf dem kritischen Pfad mit dem prozentualen Zeitpufferverbrauch vergleicht.
Die Berichtsansicht zeigt Ihnen auch die Anzahl der aktiven Projekte in Ihrem Portfolio, die verzögerten und abgeschlossenen Projekte sowie die Gesamtprojekte in der Geschichte des Portfolios.
Tipp: Verwenden Sie die Such- und Filteroptionen, um die für Sie relevanten Informationen anzuzeigen. Verwenden Sie die Schaltfläche Suche speichern (Lesezeichen), um Ihre Suchen und Filter zur späteren Verwendung zu speichern
2. Meine Aufgaben
Meine Aufgaben zeigt Ihnen alle Aufgaben, denen Sie zugewiesen sind, und gibt Ihnen Zugriff auf das Menü Meine Aufgaben
Unter Mein Tag und Meine Aufgaben werden die Aufgaben angezeigt, die Ihnen für alle Projekte zugewiesen wurden und die Sie als Liste oder als Board anzeigen können.
Die Registerkarte Mein Tag zeigt Ihnen Aufgaben, die an Ihrem aktuellen Arbeitstag geplant sind
Die Registerkarte Meine Aufgaben zeigt Ihnen Aufgaben an, die in der Zukunft geplant sind.
In der Board-Ansicht können Sie benutzerdefinierte Gruppierungen für Aufgaben erstellen und die Gruppen nach Status oder Projekt filtern.
Ordner und Projekte werden auch im Menü Meine Arbeit angezeigt
Mit Ordnern können Sie Ihre Projekte besser organisieren
Der Ordner "Favoriten" zeigt die von Ihnen favorisierten Projekte für einen schnelleren Zugriff an.
Um die Projektansicht aufzurufen, klicken Sie im Menü Meine Arbeit auf ein Projekt.
Tipp: Verwenden Sie die Such- und Filteroptionen, um die für Sie relevanten Informationen anzuzeigen. Verwenden Sie die Schaltfläche Suche speichern (Lesezeichen), um Ihre Suchen und Filter zur späteren Verwendung zu speichern
3. Projektansicht
Die Projektansicht gibt Ihnen einen detaillierten Einblick in Ihre Projekte
Übersicht: Zeigt einen Überblick über das Projekt, einschließlich Projektdetails, anstehende Aufgaben, verknüpfte Projekte, Historie, Zustandsdiagramm und Buchungsinformationen
Liste: Zeigt eine Listenansicht aller Aufgaben innerhalb des Projekts, zusammen mit benutzerdefinierten Feldern
Board: Zeigt eine Board-Ansicht mit Karten, die in verschiedene Kategorien eingeteilt werden können. Sie können Gruppen auch nach Status, Verantwortlicher und Zusammenfassung sortieren.
Netzplan: Zeigt ein Flussdiagramm von Aufgaben, die miteinander verknüpft sind, um den Ablauf eines Projekts zu veranschaulichen. Der Schalter Kritischen Pfad anzeigen hebt den kritischen Pfad zur Fertigstellung des Projekts hervor.
Zeitachse: Zeigt eine Zeitachsenansicht der Aufgaben und Unteraufgaben für ein Projekt, einschließlich Pufferzonen und Meilensteinen. Die blaue Markierung zeigt den aktuellen Tag an. Die rote Markierung zeigt das geplante Fälligkeitsdatum des Projekts an.
4. Ansicht Team Board
In der Team-Board-Ansicht können Sie die Mitglieder Ihrer Organisation in Teams gruppieren, die in der Übersicht und im Menü des Team-Boards angezeigt werden. Wenn Sie auf ein Team klicken, können Sie dessen Fortschritt bei den Aufgaben in der Listen-, Board- oder Zeitachsenansicht sehen.
In der Listenansicht werden alle Aufgaben angezeigt, die den Teammitgliedern in allen Projekten zugewiesen wurden.
In der Board-Ansicht sind die Aufgabenkarten nach Personen gruppiert, können aber auch nach Status, zugewiesenen Ressourcen und Projekten sortiert werden.
In der Zeitachsenansicht können Sie einen Überblick über Ihre Teammitglieder und die ihnen zugewiesenen Buchungen sehen, Ressourcen zu Aufgaben zuweisen und Buchungen schnell zwischen Teammitgliedern wechseln sowie Abwesenheiten direkt per Drag & Drop hinzufügen.
Der Schalter Auslastung gibt Ihnen einen Überblick über die Kapazität Ihres Teams pro Tag oder Woche.
Die Schaltfläche Buchung anderer Boards hilft Ihnen, die Verfügbarkeit einer Ressource zu prüfen, bevor Sie sie einer neuen Aufgabe zuweisen, indem sie anzeigt, wenn sie bereits in einem anderen Team gebucht ist.
5.Organisationsansicht
Die Organisationsansicht finden Sie, indem Sie auf Ihr Profilbild in der unteren linken Ecke klicken, „Organisationen verwalten“ wählen und die Organisation auswählen, die Sie verwalten möchten
Mitglieder: Zeigt Ihnen alle Mitglieder der Organisation mit ihren Berechtigungen und Lizenzen an. Sie können neue Mitglieder hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche "Mitglied hinzufügen" klicken, und vorhandene Mitglieder löschen oder bearbeiten, indem Sie das Menü mit den drei Punkten neben ihrem Namen verwenden.
Einstellungen: Hier können Sie den Namen der Organisation ändern.
Ressourcen-Einstellungen: Ermöglicht das Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Rollen und Arbeitszeitmodellen für die Organisation
Projekt-Einstellungen: Zeigt die benutzerdefinierten Felder Ihrer Organisation für Projekte und Aufgaben an, wie z. B. Textfelder, Auswahlfelder und URL-Felder.
Um neue Felder hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol +.
Um ein Feld zu löschen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Feld
Kalender: Fügen Sie Ihrer Organisation einen benutzerdefinierten Kalender hinzu, um bestimmte arbeitsfreie Tage zu markieren, wie z. B. gesetzliche oder regionale Feiertage (z. B. Neujahr). Diese werden dann bei der Ressourcen- und Projektplanung berücksichtigt. Jeder Ressource und jedem Projekt können mehrere Kalender zugewiesen werden.
Abonnement: Hier finden Sie Informationen darüber, wie Sie die Details Ihrer Abrechnung ändern, Lizenzen hinzufügen und eine Nachricht für Ihren Vertriebsmitarbeiter hinterlassen können.
6. Seitliche Hauptnavigationsleiste
Über die seitliche Hauptnavigationsleiste haben Sie Zugriff auf die globale Suche, Benachrichtigungen, die Ansicht "Mein Tag", das Portfolio, die Teamboards, das Allex-Hilfezentrum, die Schaltfläche "Neues Projekt erstellen" und Ihr Profil.
Um sich über die neuesten Updates in Allex zu informieren, klicken Sie hier