In diesem Artikel wird erklärt:
1. Portfolio-Ansicht
Die Portfolio-Ansicht bietet eine Momentaufnahme aller Projekte innerhalb deines Geschäftsportfolios:
Liste: Listet alle Projekte innerhalb der Organisation mit ihren Fälligkeitsdaten und verantwortlichen Teammitgliedern auf
Wenn du auf ein Projekt klickst, gelangst du zur Einzelprojektansicht
Die Spalten können über die Schaltfläche Feld hinzufügen angepasst werden
Zeitachse: Die Zeitachsenansicht bietet eine gestaffelte Ansicht aller Projektlaufzeiten, einschließlich Meilensteinen und Pufferzonen, sowie den Zugriff auf den Simulationsmodus. Zudem kann die Auslastung von Teams und Rollen hervorgehoben werden, um eine transparente Ressourcenplanung zu ermöglichen.
Die Markierung Aktueller Tag zeigt an, wo sich das Projekt am aktuellen Tag befindet, während die Kopfzeilen des Kalenders die Jahresplanung für Projekte veranschaulichen
Die Zeitachsenansicht ermöglicht es, Projekte einfach entlang des Kalenderrasters zu verschieben, um Fristen flexibel anzupassen und sie in Relation zu anderen Projekten auszurichten.
Die Zeitachsenansicht kann nach Woche, Monat, Quartal, Jahr und mehr gefiltert werden.
Der Schalter Auslastung zeigt dir eine Grafik der Gesamtkapazität eines Teams nach globaler Verteilung und nach Projekt sowie nach aktuell zugewiesener und verfügbarer Kapazität.
Die Hervorhebungsfunktion ermöglicht es, Aufgaben sichtbar zu machen, die einem bestimmten Team oder einer bestimmten Rolle innerhalb eines Projekts zugewiesen sind. Zusätzlich können Teams oder Rollen innerhalb einzelner Projektphasen hervorgehoben werden, indem die Sortierfunktion nach spezifischem Team oder spezifischer Rolle verwendet wird.
Der Simulationsmodus ermöglicht es Administratoren, mit Portfolioanpassungen zu experimentieren und gleichzeitig alle Änderungen rückgängig zu machen und zum ursprünglichen Zustand des Portfolios zurückzukehren.
Reporting: In der Reportingansicht wird anhand eines Zustandsdiagramms dargestellt, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Projekt seinen Termin einhält. Projekte im grünen Bereich sind auf dem richtigen Weg, während Projekte im roten Bereich entweder gefährdet oder überfällig sind.
Das Zustandsdiagramm berechnet den Zustand eines Projekts, indem es den prozentualen Fortschritt auf dem kritischen Pfad mit dem prozentualen Zeitpufferverbrauch vergleicht.
Die Reportingansicht zeigt dir auch die Anzahl der aktiven Projekte in deinem Portfolio, die verzögerten und abgeschlossenen Projekte sowie die Gesamtanzahl der Projekte im Portfolio.
Tipp: Verwende die Such- und Filteroptionen, um die für dich relevanten Informationen anzuzeigen. Verwende die Schaltfläche Suche speichern (Lesezeichen), um deine Suchen und Filter zur späteren Verwendung zu speichern.
2. Meine Arbeit
Meine Arbeit zeigt Dir alle Aufgaben an, denen du zugewiesen bist, und gibt dir Zugriff auf den Bereich Meine Aufgaben.
Meine Aufgaben - Es werden die Aufgaben angezeigt, die dir in allen Projekten zugewiesen wurden und die du als Liste oder als Board anzeigen kannst.
Die Registerkarte Liste zeigt dir Aufgaben an, die in der Zukunft geplant sind.
In der Board-Ansicht kannst du benutzerdefinierte Gruppierungen für Aufgaben erstellen und die Gruppen nach Status oder Projekt filtern.
Ordner und Projekte werden auch im Bereich Meine Arbeit angezeigt
Mit Ordnern kannst du deine Projekte besser organisieren.
Der Ordner Favoriten zeigt die von dir favorisierten Projekte für einen schnelleren Zugriff an.
Um die Projektansicht aufzurufen, klicke im Bereich Meine Arbeit auf ein Projekt.
Tipp: Verwende die Such- und Filteroptionen, um die für dich relevanten Informationen anzuzeigen. Verwende die Schaltfläche Suche speichern (Lesezeichen), um deine Suchen und Filter zur späteren Verwendung zu speichern.
3. Projektansicht
Die Projektansicht gibt dir einen detaillierten Einblick in deine Projekte:
Übersicht: Zeigt einen Überblick über das Projekt, einschließlich Projekt-Details, anstehende Aufgaben, verknüpfte Projekte, Historie, Zustandsdiagramm und Buchungsinformationen
Liste: Zeigt eine Listenansicht aller Aufgaben innerhalb des Projekts, zusammen mit benutzerdefinierten Feldern.
Board: Zeigt die Aufgaben als Karten, die in verschiedene Kategorien eingeteilt werden können. Du kannst Aufgaben nach Status, Verantwortlicher und Sammelaufgaben gruppieren.
Netzplan: Zeigt ein Flussdiagramm von Aufgaben, die miteinander verknüpft sind, um den Ablauf eines Projekts zu veranschaulichen. Der Schalter Kritischen Pfad anzeigen hebt den kritischen Pfad zur Fertigstellung des Projekts hervor.
Zeitachse: Zeigt eine Zeitachsenansicht der Sammelaufgaben und Aufgaben für ein Projekt an, einschließlich Pufferzonen und Meilensteinen. Die hellblaue Markierung zeigt den aktuellen Tag an. Die dunkelblaue Markierung zeigt das geplante Fälligkeitsdatum des Projekts an.
4. Ansicht Team Board
In der Team Board-Ansicht kannst du die Mitglieder deiner Organisation in Teams organisieren, die in der Übersicht und im Menü des Team Boards angezeigt werden. Wenn du auf ein Team klickst, dann kannst du dessen Fortschritt bei den Aufgaben in der Listen-, Board- oder Zeitachsenansicht sehen.
In der Listenansicht werden alle Aufgaben angezeigt, die den Teammitgliedern in allen Projekten zugewiesen wurden.
In der Board-Ansicht sind die Aufgaben standardmäßig nach Gebuchten Ressourcen gruppiert, können aber auch nach Status, Verantwortlicher und Projekt gruppiert werden.
In der Zeitachsenansicht kannst du einen Überblick über deine Teammitglieder und die ihnen zugewiesenen Buchungen sehen, Ressourcen zu Aufgaben zuweisen und Buchungen schnell zwischen Teammitgliedern wechseln sowie Abwesenheiten direkt per Drag & Drop hinzufügen.
Der Schalter Auslastung gibt dir einen Überblick über die Kapazität deines Teams pro Tag oder Woche.
Die Schaltfläche Anzeigen -> Zuordnungen in anderen Teams hilft dir, die Verfügbarkeit einer Ressource zu prüfen, bevor du sie einer Aufgabe zuweist, indem sie anzeigt, wenn sie bereits in einem anderen Team gebucht ist.
5. Organisationsansicht
Die Organisationsansicht findest du, indem du auf dein Profilbild in der unteren linken Ecke klickst, Organisationen verwalten auswählst und die Organisation auswählst, die du verwalten möchtest:
Mitglieder: Zeigt dir alle Mitglieder der Organisation mit ihren Berechtigungen und Lizenzen an. Du kannst neue Mitglieder hinzufügen, indem du auf die Schaltfläche Mitglied einladen klickst, und vorhandene Mitglieder löschen oder bearbeiten, indem du das Drei-Punkte-Menü neben ihrem Namen verwendest.
Einstellungen: Hier kannst du den Namen der Organisation ändern.
Ressourcen-Einstellungen: Ermöglicht das Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Rollen und Arbeitszeitmodellen für die Organisation
Projekt-Einstellungen: Zeigt die benutzerdefinierten Felder deiner Organisation für Projekte und Aufgaben an, wie z. B. Textfelder, Auswahlfelder und URL-Felder.
Um neue Felder hinzuzufügen, klicke auf das Symbol +.
Um ein Feld zu löschen, klicke auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Feld.
Kalender: Füge deiner Organisation einen benutzerdefinierten Kalender hinzu, um bestimmte arbeitsfreie Tage zu definieren, wie z. B. gesetzliche oder regionale Feiertage (z. B. Neujahr). Diese werden dann bei der Ressourcen- und Projektplanung berücksichtigt. Jeder Ressource und jedem Projekt können mehrere Kalender zugewiesen werden.
Abonnement: Hier findest du Informationen darüber, wie du die Details deiner Abrechnung ändern, Lizenzen hinzufügen und eine Nachricht für deinen Vertriebsmitarbeiter hinterlassen kannst.
6. Seitliche Hauptnavigationsleiste
Über die seitliche Hauptnavigationsleiste hast du Zugriff auf die globale Suche, Benachrichtigungen, die Ansicht Mein Arbeit, das Portfolio, die Team Boards, den Allex AI-Assistant, die Schaltfläche Neues Projekt erstellen und dein Profil.
Um dich über die neuesten Updates in Allex zu informieren, klicke hier.