In diesem Artikel wird erklärt:
1. Portfolio-Ansicht
Die Portfolio-Ansicht bietet eine Momentaufnahme aller Projekte innerhalb Ihres Geschäftsportfolios:
Liste: Listet alle Projekte innerhalb der Organisation mit ihren Fälligkeitsdaten und verantwortlichen Teammitgliedern auf
Wenn Du auf ein Projekt klickst, gelangst Du zur Einzelprojektansicht
Die Spalten können auch über die Schaltfläche Feld hinzufügen angepasst werden
Zeitachse: Die Zeitachsenansicht bietet eine gestaffelte Ansicht aller Projektlaufzeiten, zusammen mit ihren Meilensteinen und Pufferzonen
Die Markierung Aktueller Tag zeigt an, wo sich das Projekt am aktuellen Tag befindet, während die Kopfzeilen des Kalenders die Jahresplanung für Projekte veranschaulichen
In der Zeitachsenansicht kannst Du Projekte einfach entlang des Kalendergitters ziehen, um die Projekttermine nach Bedarf im Verhältnis zu anderen Projekten anzupassen.
Die Zeitleistenansicht kann nach Woche, Monat, Quartal, Jahr und mehr gefiltert werden.
Der Schalter Auslastung zeigt Dir eine Grafik der Gesamtkapazität eines Teams nach globaler Verteilung und nach Projekt sowie nach aktuell zugewiesener und verfügbarer Kapazität.
Mit der Funktion Hervorheben kannst Du die Aufgabe visualisieren, für die eine bestimmte Rolle innerhalb eines Projekts verantwortlich ist. Du kannst außerdem bestimmte Rollen innerhalb von Projektphasen hervorheben, indem Du die Funktion Projekte nach bestimmten Rollen sortieren verwendest.
Reporting: In der Berichtsansicht wird anhand eines Zustandsdiagramms dargestellt, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Projekt seinen Termin einhält. Projekte im grünen Bereich sind auf dem richtigen Weg, während Projekte im roten Bereich entweder gefährdet oder überfällig sind.
Das Zustandsdiagramm berechnet den Zustand eines Projekts, indem es den prozentualen Fortschritt auf dem kritischen Pfad mit dem prozentualen Zeitpufferverbrauch vergleicht.
Die Berichtsansicht zeigt Dir auch die Anzahl der aktiven Projekte in Deinem Portfolio, die verzögerten und abgeschlossenen Projekte sowie die Gesamtprojekte in der Geschichte des Portfolios.
Tipp: Verwende die Such- und Filteroptionen, um die für Dich relevanten Informationen anzuzeigen. Verwende die Schaltfläche Suche speichern (Lesezeichen), um Deine Suchen und Filter zur späteren Verwendung zu speichern.
2. Meine Arbeit
Meine Arbeit zeigt Dir alle Aufgaben, denen Du zugewiesen bist, und gibt Dir Zugriff auf das Menü Meine Aufgaben.
Meine Aufgaben werden die Aufgaben angezeigt, die Dir für alle Projekte zugewiesen wurden und die Du als Liste oder als Board anzeigen kannst.
Die Registerkarte Meine Aufgaben zeigt Dir Aufgaben an, die in der Zukunft geplant sind.
In der Board-Ansicht kannst Du benutzerdefinierte Gruppierungen für Aufgaben erstellen und die Gruppen nach Status oder Projekt filtern.
Ordner und Projekte werden auch im Menü Meine Arbeit angezeigt
Mit Ordnern kannst Du Deine Projekte besser organisieren.
Der Ordner "Favoriten" zeigt die von Dir favorisierten Projekte für einen schnelleren Zugriff an.
Um die Projektansicht aufzurufen, klicken Sie im Menü Meine Arbeit auf ein Projekt.
Tipp: Verwende die Such- und Filteroptionen, um die für Dich relevanten Informationen anzuzeigen. Verwende die Schaltfläche Suche speichern (Lesezeichen), um Deine Suchen und Filter zur späteren Verwendung zu speichern.
3. Projektansicht
Die Projektansicht gibt Dir einen detaillierten Einblick in Deine Projekte:
Übersicht: Zeigt einen Überblick über das Projekt, einschließlich Projektdetails, anstehende Aufgaben, verknüpfte Projekte, Historie, Zustandsdiagramm und Buchungsinformationen
Liste: Zeigt eine Listenansicht aller Aufgaben innerhalb des Projekts, zusammen mit benutzerdefinierten Feldern.
Board: Zeigt eine Board-Ansicht mit Karten, die in verschiedene Kategorien eingeteilt werden können. Du kannst Gruppen auch nach Status, Verantwortlicher und Zusammenfassung sortieren.
Netzplan: Zeigt ein Flussdiagramm von Aufgaben, die miteinander verknüpft sind, um den Ablauf eines Projekts zu veranschaulichen. Der Schalter Kritischen Pfad anzeigen hebt den kritischen Pfad zur Fertigstellung des Projekts hervor.
Zeitachse: Zeigt eine Zeitachsenansicht der Aufgaben und Unteraufgaben für ein Projekt, einschließlich Pufferzonen und Meilensteinen. Die blaue Markierung zeigt den aktuellen Tag an. Die rote Markierung zeigt das geplante Fälligkeitsdatum des Projekts an.
4. Ansicht Team Board
In der Team-Board-Ansicht kannst Du die Mitglieder Deiner Organisation in Teams gruppieren, die in der Übersicht und im Menü des Team-Boards angezeigt werden. Wenn Du auf ein Team klickst, dann kannst Du dessen Fortschritt bei den Aufgaben in der Listen-, Board- oder Zeitachsenansicht sehen.
In der Listenansicht werden alle Aufgaben angezeigt, die den Teammitgliedern in allen Projekten zugewiesen wurden.
In der Board-Ansicht sind die Fokuskarten nach Personen gruppiert, können aber auch nach Status, zugewiesenen Ressourcen und Projekten sortiert werden.
In der Zeitachsenansicht kannst Du einen Überblick über Deine Teammitglieder und die ihnen zugewiesenen Buchungen sehen, Ressourcen zu Aufgaben zuweisen und Buchungen schnell zwischen Teammitgliedern wechseln sowie Abwesenheiten direkt per Drag & Drop hinzufügen.
Der Schalter Auslastung gibt Dir einen Überblick über die Kapazität Deines Teams pro Tag oder Woche.
Die Schaltfläche Buchung anderer Boards hilft Dir, die Verfügbarkeit einer Ressource zu prüfen, bevor Du sie einer neuen Aufgabe zuweist, indem sie anzeigt, wenn sie bereits in einem anderen Team gebucht ist.
5. Organisationsansicht
Die Organisationsansicht findest Du, indem Du auf Dein Profilbild in der unteren linken Ecke klickst, „Organisationen verwalten“ wählst und die Organisation auswählst, die Du verwalten möchtest:
Mitglieder: Zeigt Dir alle Mitglieder der Organisation mit ihren Berechtigungen und Lizenzen an. Du kannst neue Mitglieder hinzufügen, indem Du auf die Schaltfläche "Mitglied hinzufügen" klickst, und vorhandene Mitglieder löschen oder bearbeiten, indem Du das Menü mit den drei Punkten neben ihrem Namen verwendest.
Einstellungen: Hier kannst Du den Namen der Organisation ändern.
Ressourcen-Einstellungen: Ermöglicht das Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Rollen und Arbeitszeitmodellen für die Organisation
Projekt-Einstellungen: Zeigt die benutzerdefinierten Felder Deiner Organisation für Projekte und Aufgaben an, wie z. B. Textfelder, Auswahlfelder und URL-Felder.
Um neue Felder hinzuzufügen, klicke auf das Symbol +.
Um ein Feld zu löschen, klicke auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Feld.
Kalender: Füge Deiner Organisation einen benutzerdefinierten Kalender hinzu, um bestimmte arbeitsfreie Tage zu markieren, wie z. B. gesetzliche oder regionale Feiertage (z. B. Neujahr). Diese werden dann bei der Ressourcen- und Projektplanung berücksichtigt. Jeder Ressource und jedem Projekt können mehrere Kalender zugewiesen werden.
Abonnement: Hier findest Du Informationen darüber, wie Du die Details Deiner Abrechnung ändern, Lizenzen hinzufügen und eine Nachricht für Deinen Vertriebsmitarbeiter hinterlassen kannst.
6. Seitliche Hauptnavigationsleiste
Über die seitliche Hauptnavigationsleiste hast Du Zugriff auf die globale Suche, Benachrichtigungen, die Ansicht "Mein Arbeit", das Portfolio, die Team Boards, das Allex-Hilfezentrum, die Schaltfläche "Neues Projekt erstellen" und Dein Profil.
Um sich über die neuesten Updates in Allex zu informieren, klicke hier.