Was sind die Portfolio-Ansichten

Im Portfolio von Allex sind alle vorhandenen Projekte einer Organisation zusammengefasst. Die Ansichten im Portfolio erlauben unterschiedliche Sichten auf die Projekte und bieten neben weitreichenden Informationen, spezifische Möglichkeiten für die Bearbeitung, Koordination und/oder Abstimmung der Projekte. Die Projekte können analysiert und bewertet und ihre Priorität bei Bedarf neu justiert werden.

Im Portfolio gibt es 3 Ansichten. In diesem Artikel lernen Sie diese Ansichten und die daraus resultierenden Bearbeitungsmöglichkeiten kennen:

Listenansicht
Zeitachsenansicht
Reportingansicht

Die Ansichten werden mit einem Klick auf ihren Tab angezeigt.

Hinweise

Im Portfolio werden in jeder Ansicht maximal 400 Projekte angezeigt. Sie können jedoch die Listen der Projekte filtern. Auf diese Weise können Sie stets die für Sie relevanten Projekte anzeigen. Detailinformationen zur Suche und Filtern in einer Portfolioansicht siehe: Wie kann ich Projekte in der Portfolioansicht suchen und filtern?.
In den Ansichten des Portfolios werden Projekte mit den Status Storniert und/oder Erledigt standardmäßig nicht angezeigt. Über die Filterfunktionalität können Sie diese Projekte dennoch anzeigen.
Gesetzte Filter werden auf alle 3 Ansichten angewendet und es werden dann nur die Projekte angezeigt, die den Filterkriterien entsprechen.

Was ist die Listenansicht

Die Listenansicht ist die Standardansicht im Portfolio. Wenn Sie in der Navigationsleiste das Portfolio öffnen, dann wird Ihnen diese Liste angezeigt. Sie beinhaltet die aktiven Projekte einer Organisation.

Für detaillierte Bearbeitungsmöglichkeiten in der Projektliste siehe: Wie arbeite ich in Allex mit Listen?.

Was ist die Zeitachsenansicht

Um die Zeitachsenansicht anzuzeigen, klicken Sie auf den Tab Zeitachse.

In dieser Ansicht können Sie:

Die Team- und Rollenauslastung in den Projekten visualisieren
Projekte staffeln
Rollen hervorheben
Projekte nach ausgewählten Rollen sortieren

Anhand der Auslastungswerte, können Sie die Projekte so aufeinander abstimmen, dass eine möglichst gleichmäßige Auslastung erreicht wird.

Detailiierte Informationen zur Team- und Rollenauslastung in den Projekten finden Sie im Artikel Wie kann ich meine Team- und Rollenauslastung auswerten?.

Was ist die Reportingansicht

Um die Reportingansicht anzuzeigen, klicken Sie auf den Tab Reporting.

In dieser Ansicht wird der Stand der Projekte mit geplanten Puffern angezeigt.

Aktive Projekte - Zu diesen zählen die Projekte mit den folgenden Status:
- Geplant
- In Bearbeitung
- Nicht gesetzt
- Zurückgestellt
Verspätete Projekte - In diesem Feld wird die Anzahl der Projekte angezeigt, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist
Erledigte Projekte - Erledigte und stornierte Projekte werden im Portfolio nicht berücksichtigt. Es ist jedoch möglich, danach zu filtern. Die gefilterten Projekte werden in der Liste angezeigt und ihre Anzahl in diesem Feld.
Projekte im Portfolio - Anzahl der Projekte im Portfolio.
Wenn Sie einen Filter anwenden, dann wird Ihnen lediglich die Anzahl der gefilterten Projekte angezeigt.
Projektliste - In dieser Liste werden nur Projekte angezeigt, die mit Puffern geplant sind. Deswegen kann ihre Zahl von der aus dem Feld Projekte im Portfolio abweichen.
Zustandsdiagramm - Hier wird der Status der Projekte angezeigt, die mit Puffern geplant sind. Es wird der Status dargestellt, der zum Zeitpunkt aktuell war, als das Reporting aufgerufen wurde. Es ist also eine Momentaufnahme, weil die angezeigten Daten im Zustandsdiagramm nicht gespeichert werden. Wenn Sie das Reporting zu einem späteren Zeitpunkt öffnen, dann wird der zu dem Zeitpunkt gültige/aktuelle Status angezeigt.

Zustandsdiagramm

Das Zustandsdiagramm gibt Auskunft über den Pufferverbrauch der Projekte sowie den Projektfortschritt auf dem kritischen Pfad:

Die schwarzen Punkte repräsentieren jeweils ein Projekt.

Auf der y-Achse wird der Pufferverbrauch und auf der x-Achse der Fortschritt auf dem kritischen Pfad dargestellt.

Die Projekte im grünen Bereich entwickeln sich wie geplant.
Die Projekte im hellgrünen Bereich verbrauchen weniger Puffer als geplant
Die Projekte im roten Bereich verbrauchen mehr Puffer als geplant und schreiten gleichzeitig langsamer auf dem kritischen Pfad voran.
Die Projekte im dunkelroten Bereich sind verspätet.

Zusammenspiel Projektliste und Zustandsdiagramm

In der Reporting-Ansicht sind die Projekte in der Liste und in der Darstellung des Zustandsdiagramms verknüpft.

Positionieren Sie im Zustandsdiagramm die Maus über ein Projekt, wir ein Informationsfenster geöffnet, in dem die wesentlichen Angaben zum Projekt angezeigt werden.
Wenn Sie in der Liste mit der Maus über ein Projekt fahren, wird im Zustandsdiagramm das Projekt hervorgehoben. So können Sie schnell erkennen, wie der Pufferverbrauch des Projekts ist und wie sein Fortschritt auf dem kritischen Pfad ist.

Häufig kommen bei der Frage "Welche Portfolio-Ansichten gibt es?" auch folgende Fragen auf:

Wie kann ich meine Team- und Rollenauslastung auswerten?

Wie kann ich Projekte in der Portfolioansicht suchen und filtern?