In diesem Artikel wird erklärt:
1. Verbindung von Allex zu Power BI
Ab sofort können über unsere API Snapshots erstellt werden, um historische Daten zu erfassen. Diese Daten lassen sich nahtlos in ein von uns erstelltes Power BI-Template integrieren. Für die Ersteinrichtung sind folgende Voraussetzungen und Schritte erforderlich:
Voraussetzungen:
Windows-Betriebssystem, da die Power BI-Vorlagen nur mit Windows kompatibel sind
Admin-Berechtigung innerhalb der Organisation
Schritte zur Ersteinrichtung:
1. API-Token erstellen
Sicherstellen, dass Admin-Berechtigung auf die Allex-Organisation besteht.
Allex-Support kontaktieren (mit E-Mail-Adresse und Organisationsdetails), um die DevTools für das Konto freizuschalten.
Nach der Aktivierung die Organisationseinstellungen öffnen und den Tab Entwicklereinstellungen anwählen.
Einen neuen API-Token speziell für die Power BI-Integration erstellen.
2. Power BI installieren
Power BI Desktop für Windows herunterladen und installieren.
3. Vorlage anfragen
Kontaktiere deinen Customer Success Manager oder den Allex-Support unter support@allex.ai um die Vorlage zu erhalten
4. Vorlage einrichten
Die heruntergeladene Power BI-Datei mit Doppelklick öffnen.
Den in Schritt 1 erstellten API-Token eingeben.
Die genauen Namen von zwei zentralen Teams der Organisation eingeben, die im Bericht hervorgehoben werden sollen.
Die Vorlage mit den eingegebenen Parametern als Datei speichern.
Verwendung nach der Einrichtung
Nach der Ersteinrichtung die gespeicherte Power BI-Datei öffnen und den gespeicherten Bericht aktualisierten
Hinweis: Die Daten werden nicht automatisch aktualisiert. Es wird empfohlen, die Daten regelmäßig (mindestens einmal im Monat) zu extrahieren, um genaue Ergebnisse zu erhalten.
2. Welche KPIs sind verfügbar?
Die Allex Power BI-Integration bietet eine detaillierte Übersicht über mehrere Projekte und liefert Einblicke in die Leistung und den Zustand des Portfolios. Folgende KPIs sind enthalten:
Zustandsdiagramm
Portfolio-Übersicht
Abgeschlossene Projekte: Projekte, die seit dem letzten Bericht abgeschlossen wurden.
Gefährdete Projekte: Projekte, die basierend auf Fortschritt und Pufferverbrauch als gefährdet markiert sind.
Verzögerte Meilensteine: Wichtige Meilensteine, die sich verzögern.
Verzögerte Aufgaben: Aufgaben auf dem kritischen Pfand, die das Projekt verzögern.
Projekt Performance
Planmäßige Projekte: Projekte, die wie geplant voranschreiten und Termine einhalten.
Verspätete Meilensteine: Meilensteine, die sich verzögern.
Erfolgreiche Freigaben: Prozentsatz der seit dem letzten Bericht erfolgreich freigegebenen Punkte.
Feedback-Quote
Feedback %: Anteil der Aufgaben, bei denen Feedback gegeben wurde (alle aktualisierten Aufgaben der letzten Woche geteilt durch alle verzögerten und in Bearbeitung befindlichen Aufgaben).
Defizit %: Anteil der Aufgaben, bei denen Feedback fehlt.
Verursachendes Team: Identifikation des Teams, das für das Feedback-Defizit verantwortlich ist.
Tipp: Um eine hohe Feedback-Quote zu erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Aufgaben wöchentlich aktualisiert werden.
3. Nutzung der Allex Power BI-Vorlagen
Allex stellt eine Power BI-Vorlage für Multi-Projekt-Reporting bereit. Diese Vorlage bietet eine Übersicht über das gesamte Projektportfolio und erleichtert das Präsentieren von Updates in Besprechungen oder Statusberichten.
Wie funktioniert der Bericht?
Der Bericht zeigt die Projektdaten zum Zeitpunkt der Aktualisierung und vergleicht diese zu den Daten der letzten Aktualisierung. Besonders hilfreich ist dies für wiederkehrende Präsentationen, z. B. in Managementrunden, um Updates seit der letzten Sitzung darzustellen. Es wird sichergestellt, dass die relevantesten und aktuellsten Daten auf einen Blick verfügbar sind.
Tipp: Der Dateiname sollte mit dem Datum des letzten Öffnens versehen werden, um die Updates nachzuverfolgen.
Kompatibilität zwischen mehreren Nutzern
Wenn mehrere Nutzer den Bericht verwenden, teilen sie die gleichen Schnappschüsse für Updates.
Jede Instanz erzeugt identische Schnappschüsse für dieselbe Organisation über die Reporting-API.
Updates spiegeln den zuletzt erstellten Snapshot wider. Zum Beispiel: Wenn Nutzer A vor einem Monat einen Bericht erstellt hat und Nutzer B den Bericht letzte Woche aktualisiert hat, sieht Nutzer A die Daten von Nutzer B.
Hinweise:
Der Bericht bezieht sich immer auf die Daten des letzten Öffnens und Aktualisierens der Datei.
Es wird empfohlen, den Bericht regelmäßig zu aktualisieren, um konsistente und genaue Daten für alle Nutzer zu gewährleisten.