In diesem Artikel lernen Sie:
1. Was ist die Team-/ Rollenauslastung
Die Auslastung zeigt Ihnen, ob ein Team oder eine Rolle noch Kapazitäten für weitere Projekte hat, bereits ausgelastet oder überlastet ist
Die Teamauslastung beinhaltet die gesamte Kapazität aller Teammitglieder auf dem Teamboard, unabhängig von der Rolle
Die Rollenauslastung beinhaltet die gesamte Kapazität einer Rolle über alle Teamboards hinweg
Die Auslastung wird per Woche berechnet
Sie sehen einen grünen Balken für noch verfügbare Kapazität
Sie sehen einen blauen Balken für gebuchte Kapazität
Sie sehen einen roten Balken für überbuchte Kapazität
2. Wie berechnet sich die Team- / Rollenauslastung in der Portfolioansicht
Die gesamte Kapazität eines Teams oder einer Rolle berechnet sich aus den verfügbaren und gebuchten Stunden der Mitarbeiter
Die verfügbare Kapazität zeigt an, wie viele Stunden in der Woche Ihr Team noch frei steht
Die gebuchte Kapazität zeigt an, wie viele Stunden in der Woche Ihr Team schon an einer Aufgabe arbeitet
Beispiel verfügbare Kapazität:
Ein Team oder eine Rolle besteht aus 10 Mitarbeitern mit je einem Vollzeit Arbeitszeitmodell (8 Std. pro Tag)
Die Gesamtkapazität dieses Teams beträgt in der Woche 400 Std.
Falls Abwesenheiten oder Feiertage in einer Woche existieren, werden diese von der Gesamtkapazität abgezogen: Ist ein Mitarbeiter in dieser Woche im Urlaub, beträgt die Gesamtkapazität nur noch 360 Std.
Sind Mitarbeiter Aufgaben zugeordnet, werden die gebuchten Stunden von der Gesamtkapazität abgezogen: Sind in einer Woche 200 Std. gebucht (gebuchte Kapazität), so ist das Team oder die Rolle bei einer Gesamtkapazität von 360 Std. nur noch 160 Std. verfügbar (verfügbare Kapazität)
Beispiel gebuchte Kapazität:
Sie haben noch weitere Projekte, denen das Team zugeordnet ist
Der Projektbedarf in dieser Woche für Projekt X beträgt 80 Std. und für Projekt Y 100 Std.
D.h. insgesamt werden noch 180 Std. für dieses Team benötigt
Die noch verfügbare Kapazität war bei 160 Std., mit dem Projektbedarf dieser 2 Projekte haben Sie nun 0 Std. verfügbare Kapazität, 380 Std. gebuchte Kapazität und 20 Std. überbuchte Kapazität
3. Wo kann ich die Team-/ Rollenauslastung einsehen
Öffnen Sie die Portfolio-Ansicht in der Hauptnavigation
Öffnen Sie den Reiter Zeitachse und schalten Sie die Auslastung im oberen Bereich ein
Im unteren Bereich öffnet sich nun die Auslastungsanzeige mit einem Dialog
Wählen Sie im Dialog die Teams aus, deren Auslastung Sie einsehen möchten und klicken Sie aus dem Dialog heraus, damit die Auswahl geladen wird
Klicken Sie auf den Auslastungsbalken, um mehr Informationen in einem separaten Dialog zu erhalten
Wechseln zwischen Rolle und Team
Öffnen Sie den Auslastungsdialog, indem Sie auf Teams klicken
Im unteren Bereich des Dialogs sehen Sie eine Schaltfläche Gruppieren nach Teams
Ist die Schaltfläche gewählt, werden Ihnen Teams im Dialog angezeigt
Ist die Schaltfläche abgewählt , werden Ihnen Rollen im Dialog angezeigt
Kapazitäten von Szenarios berücksichtigen
Öffnen Sie den Auslastungsdialog, indem Sie auf Teams klicken
Im unteren Bereich des Dialogs sehen Sie die Schaltfläche Szenarios anzeigen.
Ist die Schaltfläche ausgewählt, werden in der Berechnung der Auslastung auch die Kapazitäten der Szenario-Projekte berücksichtigt
Ist die Schaltfläche abgewählt, werden die Kapazitäten der Szenario-Projekte nicht berücksichtigt
Hinweis
Wenn im Auslastungsdialog die Schaltfläche Szenarios anzeigen aktiviert ist, dann werden lediglich die Kapazitäten der Szenario-Projekte bei der Berechnung der Auslastung berücksichtigt. Die Szenario-Projekte werden in der Liste der Projekte nicht angezeigt.
Sie können die Szenario-Projekte über die Filterfunktionalitäten anzeigen.
Hervorheben von Kapazitätsbedarfen (Rollen) in Projekten
Um die Kapazität besser zu planen und ggf. Kapazitätsüberlast oder -unterlast auszugleichen, können Sie für Projekte einblenden, zu welchem Zeitpunkt im Projekt welche Rolle benötigt wird. Dadurch ermöglicht Allex einfach und schnell neue Projekte per Drag & Drop einzuplanen oder bestehende Projekte umzuplanen unter Berücksichtigung der verfügbaren Kapazität.
Klicken Sie im oberen Bereich auf Hervorheben
Wählen Sie im Dialog die Rolle aus, welche Sie anzeigen möchten
Klicken Sie aus dem Dialog heraus, damit die Auswahl angezeigt wird
Für jeden Projektbalken wird jetzt in einer Farbe angezeigt, zu welchem Zeitraum eine Aufgabe mit entsprechender Rollenzuordnung, im Projekt geplant ist
Eine Hervorhebung ist in mehreren Farben möglich
Die Farben werden aus den vordefinierten Rollen übernommen (Rollen können auf der Organisationsebene erstellt und bearbeitet werden: Ressourcen-Einstellungen)
Ist die Maus über einer Phase platziert, zeigt ein Tooltip die Rollen an, die für diese Phase zugewiesen sind
Projekte nach ausgewählten Rollen sortieren
Wenn Sie Rollen auswählen, um deren Kapazitätsbedarfe in Projekten hervorzuheben, dann können Sie die Projekte nach diesen Rollen sortieren. Die Sortierung erfolgt anhand des Beginns der Kapazitätsbedarfe.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Projekte nach ausgewählten Rollen sortieren, um die Sortierung einzuschalten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Projekte nach ausgewählten Rollen sortieren, um die Sortierung wieder abzuwählen
Diese Sortierung steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie eine oder mehrere Rollen zum Hervorheben von Kapazitätsbedarfen ausgewählt haben.
4. Was die nächsten Schritte sind
Für eine bessere Übersicht können Sie Projekte filtern oder Projektszenarien verwenden, um zukünftige Projekte oder Aufträge mit einzuplanen
Häufig kommen bei der Frage "Wie kann ich meine Team- und Rollenauslastung auswerten?" auch folgende Fragen auf: