1. Was bedeutet Auslastung?

Die Auslastungsanzeige zeigt, ob eine Rolle noch Kapazitäten für weitere Projekte hat, bereits ausgelastet oder überbucht ist.

Team-Auslastung umfasst die gesamte Kapazität aller Teammitglieder auf dem Team-Board, unabhängig von ihrer Rolle.
Rollen-Auslastung zeigt die Gesamtkapazität einer Rolle über alle Team-Boards hinweg.
Die Berechnung erfolgt wochenweise.
Grüne Balken zeigen verfügbare Kapazitäten.
Blaue Balken stehen für gebuchte Kapazitäten.
Rote Balken zeigen eine Überbuchung an.

2. Wie werden Team- und Rollen-Auslastungen in der Portfolio-Ansicht berechnet?

Die gesamte Kapazität eines Teams oder einer Rolle berechnet sich aus den verfügbaren und gebuchten Stunden der Mitarbeiter
Die verfügbare Kapazität zeigt an, wie viele Stunden in der Woche das Team noch frei steht
Die gebuchte Kapazität zeigt an, wie viele Stunden in der Woche das Team schon an einer Aufgabe arbeitet
Beispiel verfügbare Kapazität:
- Ein Team oder eine Rolle besteht aus 10 Mitarbeitern mit je einem Vollzeit Arbeitszeitmodell (8 Std. pro Tag)
- Die Gesamtkapazität dieses Teams beträgt in der Woche 400 Std.
- Falls Abwesenheiten oder Feiertage in einer Woche existieren, werden diese von der Gesamtkapazität abgezogen: Ist ein Mitarbeiter in dieser Woche im Urlaub, beträgt die Gesamtkapazität nur noch 360 Std.
- Sind Mitarbeiter Aufgaben zugeordnet, werden die gebuchten Stunden von der Gesamtkapazität abgezogen: Sind in einer Woche 200 Std. gebucht (gebuchte Kapazität), so ist das Team oder die Rolle bei einer Gesamtkapazität von 360 Std. nur noch 160 Std. verfügbar (verfügbare Kapazität)
Beispiel gebuchte Kapazität:
- Es gibt noch weitere Projekte, denen das Team zugeordnet ist
- Der Projektbedarf in dieser Woche für Projekt X beträgt 80 Std. und für Projekt Y 100 Std.
- D.h. insgesamt werden noch 180 Std. für dieses Team benötigt
- Die noch verfügbare Kapazität war bei 160 Std., mit dem Projektbedarf dieser 2 Projekte gibt es nun 0 Std. verfügbare Kapazität, 380 Std. gebuchte Kapazität und 20 Std. überbuchte Kapazität

3. Wo und wie kann die Auslastung von Teams oder Rollen eingesehen werden?

Portfolio-Ansicht in der Hauptnavigation öffnen.
Timeline-Tab aufrufen und den Workload-Filter in der oberen Symbolleiste aktivieren.
Im Dialogfeld im unteren Workload-Bereich die gewünschten Teams oder Rollen auswählen.
Dialogfeld schließen, um die Auswahl zu aktualisieren.

Tipp: Klick auf einen Kapazitätsbalken, um weitere Details zur Auslastungsverteilung zu erhalten.

3.1 Wechsel zwischen Teams und Rollen

Es ist möglich, zwischen Teams oder Rollen zu wechseln, um verschiedene Auslastungen hervorzuheben oder anzuzeigen.

Zum Hervorheben: Das Highlight-Menü in der oberen Symbolleiste öffnen. Das Drei-Punkte-Menü im Dialogfeld auswählen.

Zum Anzeigen der Auslastung: Das Teams- oder Rollen-Menü im unteren Workload-Bereich öffnen.Das Drei-Punkte-Menü im Dialogfeld auswählen.

3.2 Szenario-Kapazitäten berücksichtigen

Um Szenario-Projekte anzuzeigen, können Filteroptionen genutzt werden.
Workload-Dialog öffnen: Das Teams-/Rollen-Menü im unteren Workload-Bereich aufrufen.
Szenario-Kapazitäten aktivieren: Den Show Scenarios-Schalter am unteren Rand des Dialogfelds umlegen.
1. Aktiviert: Szenario-Projektkapazitäten werden in die Berechnung einbezogen.
2. Deaktiviert: Szenario-Projektkapazitäten bleiben unberücksichtigt.

Hinweis: Ist die Show Scenarios-Option aktiviert, werden nur die Kapazitäten der Szenario-Projekte in der Berechnung berücksichtigt – die Projekte selbst erscheinen nicht in der Projektliste.

4. Hervorheben von Teams oder Rollen in Projekten

Um Kapazitäten besser zu planen und zu steuern, kann angezeigt werden, wo Teams oder Rollen innerhalb von Projekt-Timelines platziert sind.

Highlight-Button in der oberen Symbolleiste anklicken.
Drei-Punkte-Menü öffnen, um zwischen Teams und Rollen zu wechseln.
Die gewünschten Teams oder Rollen auswählen.
Dialogfeld schließen, um die Auswahl zu aktualisieren.
Die Hervorhebungen werden farblich in den Projekt-Timelines dargestellt.

Hinweise:

Hervorhebungen werden in verschiedenen Farben dargestellt.
Beim Überfahren mit der Maus wird ein Tooltip mit dem Namen des Teams oder der Rolle angezeigt.
Die Farben der Rollen werden in den Ressourceneinstellungen definiert. (Gehe auf Organisation verwalten > Deine Organisation > Ressourceneinstellungen > Rollen > Öffne das Drei-Punkte Menü der Rolle > Rolle bearbeiten und wähle eine Farbe.
Die Farben der Teams werden im Team Board definiert > Siehe hier

4.1 Sortierung nach hervorgehobenen Teams oder Rollen

Projekte können basierend auf den ausgewählten Teams oder Rollen sortiert werden.

Highlight-Menü in der oberen Symbolleiste öffnen.
Sort by selection-Schalter aktivieren.
Dialogfeld schließen, um die Sortierung zu aktualisieren.

Hinweis: Diese Sortierung ist nur verfügbar, wenn eine oder mehrere Rollen oder Teams zur Hervorhebung der Kapazitätsanforderungen ausgewählt wurden.

5. Wie kann ich überbuchte Stunden verteilen?

Die Funktion zur Verteilung von Überbuchungen ermöglicht es, überlastete Team- oder Rollen-Kapazitäten (rote Balken) auf zukünftige Wochen mit freier Kapazität (grüne Balken) zu verschieben. Diese visuelle Anpassung hilft dabei, Arbeitsauslastungen effektiver zu steuern.

Aktivierung:

Portfolio Zeitachse öffnen und die Auslastung einschalten.
Die gewünschten Teams oder Rollen auswählen.
Die Option Überbuchung verteilen aktivieren.

Visuelle Änderungen:

Sobald der Schalter aktiviert ist, werden überbuchte Stunden (rote Balken) auf die nächstmöglichen grünen Kapazitätsbalken verteilt:
Grüne Balken werden zu gestreiften blauen Balken, da die freie Kapazität hier verwendet wird.
Überbuchungen (rote Balken) bleiben sichtbar, um die ursprüngliche Überlastung zu kennzeichnen.

Farbcodes:

Grün: Verfügbare Kapazität
Blau: Gebuchte Kapazität
Rot: Überbuchte Kapazität
Gestreifter blauer Balken: Vorschau, wohin überlastete Stunden verschoben werden
Gestreifter roter Balken: Vorschau, von wo überbuchte Stunden entfernt werden

Hinweise:

Falls in der nahen Zukunft keine freie Kapazität verfügbar ist, werden überbuchte Stunden weiter in die Zukunft verschoben – auch Jahre später.
Überbuchte Stunden aus der Vergangenheit (links vor der Heute-Anzeige) werden ebenfalls in die Berechnung einbezogen.
Die tatsächlichen Angaben zur Auslastung bleiben im Popup-Dialog sichtbar, unabhängig von der ein- oder ausgeschalteten Funktion.
Der Schalter zur Überbuchung dient nur zur Visualisierung. Die reale Kapazität von Teams oder Rollen wird nicht verändert.