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Wie kann ich meine Team- und Rollenauslastung auswerten?
Wie kann ich meine Team- und Rollenauslastung auswerten?

Was ist die Team-/ Rollenauslastung? Wo kann ich die Team- / Rollenauslastung einsehen?

Meltem Akarsu avatar
Verfasst von Meltem Akarsu
Vor über einer Woche aktualisiert

In diesem Artikel wird erklärt:

1. Was ist die Team-/ Rollenauslastung

  • Die Auslastung zeigt, ob ein Team oder eine Rolle noch Kapazitäten für weitere Projekte hat, bereits ausgelastet oder überlastet ist

  • Die Teamauslastung beinhaltet die gesamte Kapazität aller Teammitglieder auf dem Team Board, unabhängig von der Rolle

  • Die Rollenauslastung beinhaltet die gesamte Kapazität einer Rolle über alle Team Boards hinweg

  • Die Auslastung wird per Woche berechnet

  • Ein grüner Balken zeigt die für noch verfügbare Kapazität an

  • Ein blauer Balken zeigt die gebuchte Kapazität an

  • Ein roter Balken zeigt die überbuchte Kapazität an

2. Wie berechnet sich die Team- / Rollenauslastung in der Portfolioansicht

  • Die gesamte Kapazität eines Teams oder einer Rolle berechnet sich aus den verfügbaren und gebuchten Stunden der Mitarbeiter

  • Die verfügbare Kapazität zeigt an, wie viele Stunden in der Woche das Team noch frei steht

  • Die gebuchte Kapazität zeigt an, wie viele Stunden in der Woche das Team schon an einer Aufgabe arbeitet

  • Beispiel verfügbare Kapazität:

    • Ein Team oder eine Rolle besteht aus 10 Mitarbeitern mit je einem Vollzeit Arbeitszeitmodell (8 Std. pro Tag)

    • Die Gesamtkapazität dieses Teams beträgt in der Woche 400 Std.

    • Falls Abwesenheiten oder Feiertage in einer Woche existieren, werden diese von der Gesamtkapazität abgezogen: Ist ein Mitarbeiter in dieser Woche im Urlaub, beträgt die Gesamtkapazität nur noch 360 Std.

    • Sind Mitarbeiter Aufgaben zugeordnet, werden die gebuchten Stunden von der Gesamtkapazität abgezogen: Sind in einer Woche 200 Std. gebucht (gebuchte Kapazität), so ist das Team oder die Rolle bei einer Gesamtkapazität von 360 Std. nur noch 160 Std. verfügbar (verfügbare Kapazität)

  • Beispiel gebuchte Kapazität:

    • Es gibt noch weitere Projekte, denen das Team zugeordnet ist

    • Der Projektbedarf in dieser Woche für Projekt X beträgt 80 Std. und für Projekt Y 100 Std.

    • D.h. insgesamt werden noch 180 Std. für dieses Team benötigt

    • Die noch verfügbare Kapazität war bei 160 Std., mit dem Projektbedarf dieser 2 Projekte gibt es nun 0 Std. verfügbare Kapazität, 380 Std. gebuchte Kapazität und 20 Std. überbuchte Kapazität

3. Wo kann ich die Team-/ Rollenauslastung einsehen

  • Öffne die Portfolio-Ansicht in der Hauptnavigation

  • Öffne den Reiter Zeitachse und schalte die Auslastung im oberen Bereich ein

  • Im unteren Bereich öffnet sich nun die Auslastungsanzeige mit einem Dialog

  • Wähle im Dialog die Teams aus, deren Auslastung einsehen werden soll und klicke aus dem Dialog heraus, damit die Auswahl geladen wird

  • Klicke auf den Auslastungsbalken, um mehr Informationen in einem separaten Dialog zu erhalten

Wechseln zwischen Rolle und Team

  • Öffne den Auslastungsdialog mit einem Klick auf Teams

  • Im unteren Bereich des Dialogs befindet sich eine Schaltfläche Gruppieren nach Teams

  • Ist die Schaltfläche ausgewählt, werden Teams im Dialog angezeigt

  • Ist die Schaltfläche abgewählt , werden Rollen im Dialog angezeigt

Kapazitäten von Szenarios berücksichtigen

  • Öffne den Auslastungsdialog mit einem Klick auf Teams

  • Im unteren Bereich des Dialogs befindet sich die Schaltfläche Szenarios anzeigen.

  • Ist die Schaltfläche ausgewählt, werden in der Berechnung der Auslastung auch die Kapazitäten der Szenario-Projekte berücksichtigt

  • Ist die Schaltfläche abgewählt, werden die Kapazitäten der Szenario-Projekte nicht berücksichtigt

Hinweis

Wenn im Auslastungsdialog die Schaltfläche Szenarios anzeigen aktiviert ist, dann werden lediglich die Kapazitäten der Szenario-Projekte bei der Berechnung der Auslastung berücksichtigt. Die Szenario-Projekte werden in der Liste der Projekte nicht angezeigt.

Die Szenario-Projekte können über die Filterfunktionen anzeigen werden.

Hervorheben von Kapazitätsbedarfen (Rollen) in Projekten

Um die Kapazität besser zu planen und ggf. Kapazitätsüberlast oder -unterlast auszugleichen, kann für Projekte eingeblendet werden, zu welchem Zeitpunkt im Projekt welche Rolle benötigt wird. Dadurch ermöglicht Allex einfach und schnell neue Projekte per Drag & Drop einzuplanen oder bestehende Projekte umzuplanen unter Berücksichtigung der verfügbaren Kapazität.

  • Klicke im oberen Bereich auf Hervorheben

  • Wähle im Dialog die Rolle aus, welche angezeigt werden soll

  • Klicke aus dem Dialog heraus, damit die Auswahl angezeigt wird

  • Für jeden Projektbalken wird jetzt in einer Farbe angezeigt, zu welchem Zeitraum eine Aufgabe mit entsprechender Rollenzuordnung, im Projekt geplant ist

  • Eine Hervorhebung ist in mehreren Farben möglich

  • Die Farben werden aus den vordefinierten Rollen übernommen (Rollen können auf der Organisationsebene erstellt und bearbeitet werden: Ressourcen-Einstellungen)

  • Ist die Maus über einer Phase platziert, zeigt ein Tooltip die Rollen an, die für diese Phase zugewiesen sind

Projekte nach ausgewählten Rollen sortieren

Wenn Rollen auswählen werden, um deren Kapazitätsbedarfe in Projekten hervorzuheben, dann können die Projekte nach diesen Rollen sortiert werden. Die Sortierung erfolgt anhand des Beginns der Kapazitätsbedarfe.

  • Klicke auf die Schaltfläche Projekte nach ausgewählten Rollen sortieren, um die Sortierung einzuschalten.

  • Klicke auf die Schaltfläche Projekte nach ausgewählten Rollen sortieren, um die Sortierung wieder abzuwählen

Diese Sortierung steht nur zur Verfügung, wenn eine oder mehrere Rollen zum Hervorheben von Kapazitätsbedarfen ausgewählt wurden.

4. Was die nächsten Schritte sind

  • Für eine bessere Übersicht können Projekte gefiltert oder Projektszenarien verwendet werden, um zukünftige Projekte oder Aufträge mit einzuplanen

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