In diesem Artikel wird erklärt:
1. Was ist die Team-/ Rollenauslastung
Die Auslastung zeigt, ob ein Team oder eine Rolle noch Kapazitäten für weitere Projekte hat, bereits ausgelastet oder überlastet ist
Die Teamauslastung beinhaltet die gesamte Kapazität aller Teammitglieder auf dem Team Board, unabhängig von der Rolle
Die Rollenauslastung beinhaltet die gesamte Kapazität einer Rolle über alle Team Boards hinweg
Die Auslastung wird per Woche berechnet
Ein grüner Balken zeigt die für noch verfügbare Kapazität an
Ein blauer Balken zeigt die gebuchte Kapazität an
Ein roter Balken zeigt die überbuchte Kapazität an
2. Wie berechnet sich die Team- / Rollenauslastung in der Portfolioansicht
Die gesamte Kapazität eines Teams oder einer Rolle berechnet sich aus den verfügbaren und gebuchten Stunden der Mitarbeiter
Die verfügbare Kapazität zeigt an, wie viele Stunden in der Woche das Team noch frei steht
Die gebuchte Kapazität zeigt an, wie viele Stunden in der Woche das Team schon an einer Aufgabe arbeitet
Beispiel verfügbare Kapazität:
Ein Team oder eine Rolle besteht aus 10 Mitarbeitern mit je einem Vollzeit Arbeitszeitmodell (8 Std. pro Tag)
Die Gesamtkapazität dieses Teams beträgt in der Woche 400 Std.
Falls Abwesenheiten oder Feiertage in einer Woche existieren, werden diese von der Gesamtkapazität abgezogen: Ist ein Mitarbeiter in dieser Woche im Urlaub, beträgt die Gesamtkapazität nur noch 360 Std.
Sind Mitarbeiter Aufgaben zugeordnet, werden die gebuchten Stunden von der Gesamtkapazität abgezogen: Sind in einer Woche 200 Std. gebucht (gebuchte Kapazität), so ist das Team oder die Rolle bei einer Gesamtkapazität von 360 Std. nur noch 160 Std. verfügbar (verfügbare Kapazität)
Beispiel gebuchte Kapazität:
Es gibt noch weitere Projekte, denen das Team zugeordnet ist
Der Projektbedarf in dieser Woche für Projekt X beträgt 80 Std. und für Projekt Y 100 Std.
D.h. insgesamt werden noch 180 Std. für dieses Team benötigt
Die noch verfügbare Kapazität war bei 160 Std., mit dem Projektbedarf dieser 2 Projekte gibt es nun 0 Std. verfügbare Kapazität, 380 Std. gebuchte Kapazität und 20 Std. überbuchte Kapazität
3. Wo kann ich die Team-/ Rollenauslastung einsehen
Öffne die Portfolio-Ansicht in der Hauptnavigation
Öffne den Reiter Zeitachse und schalte die Auslastung im oberen Bereich ein
Im unteren Bereich öffnet sich nun die Auslastungsanzeige mit einem Dialog
Wähle im Dialog die Teams aus, deren Auslastung einsehen werden soll und klicke aus dem Dialog heraus, damit die Auswahl geladen wird
Klicke auf den Auslastungsbalken, um mehr Informationen in einem separaten Dialog zu erhalten
Wechseln zwischen Rolle und Team
Öffne den Auslastungsdialog mit einem Klick auf Teams
Im unteren Bereich des Dialogs befindet sich eine Schaltfläche Gruppieren nach Teams
Ist die Schaltfläche ausgewählt, werden Teams im Dialog angezeigt
Ist die Schaltfläche abgewählt , werden Rollen im Dialog angezeigt
Kapazitäten von Szenarios berücksichtigen
Öffne den Auslastungsdialog mit einem Klick auf Teams
Im unteren Bereich des Dialogs befindet sich die Schaltfläche Szenarios anzeigen.
Ist die Schaltfläche ausgewählt, werden in der Berechnung der Auslastung auch die Kapazitäten der Szenario-Projekte berücksichtigt
Ist die Schaltfläche abgewählt, werden die Kapazitäten der Szenario-Projekte nicht berücksichtigt
Hinweis
Wenn im Auslastungsdialog die Schaltfläche Szenarios anzeigen aktiviert ist, dann werden lediglich die Kapazitäten der Szenario-Projekte bei der Berechnung der Auslastung berücksichtigt. Die Szenario-Projekte werden in der Liste der Projekte nicht angezeigt.
Die Szenario-Projekte können über die Filterfunktionen anzeigen werden.
Hervorheben von Kapazitätsbedarfen (Rollen) in Projekten
Um die Kapazität besser zu planen und ggf. Kapazitätsüberlast oder -unterlast auszugleichen, kann für Projekte eingeblendet werden, zu welchem Zeitpunkt im Projekt welche Rolle benötigt wird. Dadurch ermöglicht Allex einfach und schnell neue Projekte per Drag & Drop einzuplanen oder bestehende Projekte umzuplanen unter Berücksichtigung der verfügbaren Kapazität.
Klicke im oberen Bereich auf Hervorheben
Wähle im Dialog die Rolle aus, welche angezeigt werden soll
Klicke aus dem Dialog heraus, damit die Auswahl angezeigt wird
Für jeden Projektbalken wird jetzt in einer Farbe angezeigt, zu welchem Zeitraum eine Aufgabe mit entsprechender Rollenzuordnung, im Projekt geplant ist
Eine Hervorhebung ist in mehreren Farben möglich
Die Farben werden aus den vordefinierten Rollen übernommen (Rollen können auf der Organisationsebene erstellt und bearbeitet werden: Ressourcen-Einstellungen)
Ist die Maus über einer Phase platziert, zeigt ein Tooltip die Rollen an, die für diese Phase zugewiesen sind
Projekte nach ausgewählten Rollen sortieren
Wenn Rollen auswählen werden, um deren Kapazitätsbedarfe in Projekten hervorzuheben, dann können die Projekte nach diesen Rollen sortiert werden. Die Sortierung erfolgt anhand des Beginns der Kapazitätsbedarfe.
Klicke auf die Schaltfläche Projekte nach ausgewählten Rollen sortieren, um die Sortierung einzuschalten.
Klicke auf die Schaltfläche Projekte nach ausgewählten Rollen sortieren, um die Sortierung wieder abzuwählen
Diese Sortierung steht nur zur Verfügung, wenn eine oder mehrere Rollen zum Hervorheben von Kapazitätsbedarfen ausgewählt wurden.
4. Was die nächsten Schritte sind
Für eine bessere Übersicht können Projekte gefiltert oder Projektszenarien verwendet werden, um zukünftige Projekte oder Aufträge mit einzuplanen