In diesem Artikel wird erklärt:
1. Was die Such- und Filterfunktion im Portfolio ist
Die Portfolioansicht bietet einen Überblick über alle Projekte der Organisation. Da die Liste der Projekte sehr lang sein kann, kann nach bestimmten Projekten gesucht werden oder sie nach verschiedenen Kriterien filtern. Dies ermöglicht es einen Fokus in Projektmeetings zu legen und den Überblick zu behalten.
2. Wie nach Projekten in der Portfolioansicht gesucht und gefiltert werden kann
Navigiere zur Portfolioansicht
Gib die Such- oder Filterkriterien in die Suchzeile oben rechts ein und drücke Enter
Nutze #, um einen Filter zu verwenden (z.B. #Status: done)
Sobald # eingeben wird, wird eine Drop-Down Liste angezeigt, aus der ausgewählt werden kann
Es können auch mehrere Filter kombiniert werden (z.B. #Status: done - #Assigned by: me)
Um Szenario-Projekte in die Suche einzuschließen, aktiviere Szenarios anzeigen
Erfahre mehr zu Allex Such- und Filterkriterien in "Wie funktioniert die globale Suche in Allex?"
Nachfolgend sind einige Beispiele für Such- und Filterkriterien aufgeführt:
Nach Stichwörtern im Titel suchen
Projekte können auch anhand des Titels gesucht werden
Gib einfach einen Teil des Titels in die Suchzeile ein und drücke Enter, die Ergebnisse werden in der Liste angezeigt
Tipp: Nutze die Sortierfunktion, um die Ergebnisliste anzuordnen
Suche mit „exakten“ Wörtern
Verwende bestimmte Wörter, um Deine Projekte präziser zu filtern.
Setze die gewünschten Begriffe in Anführungszeichen und drücke Enter, um die passenden Ergebnisse anzuzeigen.
Tipp: Exakte Suchen eignen sich auch hervorragend, um bestimmte Aufgaben zu finden.
Nach benutzerdefinierten Feldern filtern
Die Projekte können nach den benutzerdefinierten Feldern für Projekte gefiltert werden, sofern solche in der Organisation angelegt wurden
z.B. #Budget: On track oder #Kunde: Meyer GmbH
Nach Terminstatus filtern
Um sich einen Überblick über den Terminstatus der Projekte zu verschaffen, empfiehlt es sich, nach #Time status zu filtern. Allex definiert drei verschiedene Terminstatus. Sie errechnen sich aus dem Fälligkeitsdatum im Verhältnis zum Projektfortschritt auf dem kritischen Pfad und dem verbleibenden Puffer:
Planmäßig: Der aktuelle Projektfortschritt liegt im Plan und das gewählte Fälligkeitsdatum wird pünktlich erreicht. Wenn Zeitpuffer für die Planung verwendet werden, heißt dies, dass noch ausreichend Puffer in Relation zum Projektfortschritt zur Verfügung steht.
Gefährdet: Das Projekt kann noch rechtzeitig abgeschlossen werden, aber einige Aufgaben oder Meilensteine verzögern sich und verbrauchen die geplanten Puffer im Verhältnis zum Projektfortschritt zu schnell. Das bedeutet, dass es weniger Spielraum gibt und sich das Projekt verzögern kann.
Verspätet: Das Fälligkeitsdatum des Projektes ist überschritten und das Projekt ist verspätet. Der berechnete Endtermin liegt hinter dem geplanten Fälligkeitsdatum. Wenn Zeitpuffer für die Planung verwendet werden, ist der gesamte Puffer aufgebraucht. Ggf. muss das Fälligkeitsdatum des Projekts angepasst werden.
Durch das Filtern nach gefährdeten Projekten (#Time Status:At Risk) unterstützt Allex dabei, rechtzeitig Verspätungen entgegen wirken zu können.
3. Was die Such- und Filterfunktion im Projekt ist
Auch im Projekt kann wie gewohnt die Textsuche oder der Filter verwendet werden, um die Elemente in einem Projekt zu spezifizieren.
Hier werden nur Projektspezifische Filter angezeigt
Für die Suche ist es nur möglich Aufgabenverantwortliche aus dem entsprechenden Projekt und externe Personen, die Verantwortlichkeiten in diesem Projekt haben, auszuwählen.
Die Benutzerdefinierter Felder welchen von der gesamten Organisation angezeigt
Man kann hier alle Aufgaben oder das Suchergebnis auch nach unterschiedlichen Kriterien sortieren, z.B. nach Letzter Aktualisierung. Um zur gewohnten Ansicht zurückzukehren, wähle die Sortierung Manuelle Reihenfolge aus.
4. Wie in Listen nach Projekten und Aufgaben gefiltert werden kann
Man kann in bestimmten Spalten direkt nach Projekt- oder Aufgabendetails filtern, ohne den globalen Filterdialog zu öffnen. Dies gilt für:
Aufgaben
Verantwortlich
Status
Start- oder Enddatum
Freigeber
Benutzerdefiniertes Feld: Einzel- oder Mehrfachauswahl
Projekte
Verantwortlich
Status
Terminstatus
Benutzerdefiniertes Feld: Einzel- oder Mehrfachauswahl
Dafür fahre mit der Maus über den Spaltenkopf und der jeweilige Filter erscheint. Bei Bedarf kann der Spaltenfilter auf diese Weise auch wieder aufgehoben werden.
Falls die Suche spezifiziert werden soll, können weitere Filter im globalen Filterdialog hinzugefügt werden. Der Spaltenfilter und der globale Filterdialog sind stets synchronisiert.