In diesem Artikel lernen Sie:
1. Was die Such- und Filterfunktion im Portfolio ist
Die Portfolioansicht bietet Ihnen einen Überblick über alle Projekte Ihrer Organisation. Da die Liste der Projekte sehr lang sein kann, können Sie nach bestimmten Projekten suchen oder sie nach verschiedenen Kriterien filtern. Dies ermöglicht Ihnen einen Fokus in Projektmeetings zu legen und den Überblick zu behalten.
2. Wie Sie nach Projekten in der Portfolioansicht suchen und filtern
Navigieren Sie zur Portfolioansicht
Geben Sie Ihre Such- oder Filterkriterien in die Suchzeile oben rechts ein und drücken Sie Enter
Nutzen Sie #, um einen Filter zu verwenden (z.B. #Status: done)
Sobald Sie # eingeben, wird Ihnen eine Drop-Down Liste angezeigt, aus der Sie auswählen können
Sie können auch mehrere Filter kombinieren (z.B. #Status: done - #Assigned by: me)
Um Szenario-Projekte in Ihre Suche einzuschließen, aktivieren Sie Szenarios anzeigen
Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Such- und Filterkriterien:
Nach Stichwörtern im Titel suchen
Sie können Ihre Projekte auch anhand des Titels suchen
Geben Sie einfach einen Teil des Titels in die Suchzeile ein und drücken Sie Enter, die Ergebnisse werden in der Liste angezeigt
Tipp: Nutzen Sie die Sortierfunktion, um Ihre Ergebnisliste anzuordnen
Nach benutzerdefinierten Feldern filtern
Sie können Ihre Projekte nach Ihren benutzerdefinierten Feldern für Projekte filtern, sofern solche in Ihrer Organisation angelegt wurden
z.B. #Budget: On track oder #Kunde: Meyer GmbH
Nach Terminstatus filtern
Wenn Sie sich einen Überblick über den Terminstatus Ihrer Projekte verschaffen wollen, empfiehlt es sich, nach #Time status zu filtern. Allex definiert drei verschiedene Terminstatus. Sie errechnen sich aus dem Fälligkeitsdatum im Verhältnis zum Projektfortschritt auf dem kritischen Pfad und dem verbleibenden Puffer:
Planmäßig: Der aktuelle Projektfortschritt liegt im Plan und das gewählte Fälligkeitsdatum wird pünktlich erreicht. Wenn Sie Zeitpuffer für Ihre Planung verwenden, heißt dies, dass noch ausreichend Puffer in Relation zum Projektfortschritt zur Verfügung steht.
Gefährdet: Das Projekt kann noch rechtzeitig abgeschlossen werden, aber einige Aufgaben oder Meilensteine verzögern sich und verbrauchen die geplanten Puffer im Verhältnis zum Projektfortschritt zu schnell. Das bedeutet, dass Sie weniger Spielraum haben und sich das Projekt verzögern kann.
Verspätet: Das Fälligkeitsdatum des Projektes ist überschritten und das Projekt ist verspätet. Der berechnete Endtermin liegt hinter dem geplanten Fälligkeitsdatum. Wenn Sie Zeitpuffer für die Planung verwenden, ist der gesamte Puffer aufgebraucht. Ggf. muss das Fälligkeitsdatum des Projekts angepasst werden.
Durch das Filtern nach gefährdeten Projekten (#Time Status:At Risk) unterstützt Allex Sie dabei, rechtzeitig Verspätungen entgegen wirken zu können.
3. Was die Such- und Filterfunktion im Projekt ist
Auch im Projekt können Sie die wie gewohnt die Textsuche oder den Filter verwenden, um die Elemente in einem Projekt zu spezifizieren.
Hier werden nur Projektspezifische Filter angezeigt
Für die Suche ist es nur möglich Aufgabenverantwortliche aus dem entsprechenden Projekt und externe Personen, die Verantwortlichkeiten in diesem Projekt haben, auszuwählen.
Die Benutzerdefinierter Felder welchen von der gesamten Organisation angezeigt
Man kann hier alle Aufgaben oder das Suchergebnis auch nach unterschiedlichen Kriterien sortieren, z.B. nach Letzter Aktualisierung. Um zur gewohnten Ansicht zurückzukehren, wählen Sie die Sortierung Manuelle Reihenfolge aus.
Häufig kommen bei der Frage "Wie kann ich Projekte in der Portfolioansicht suchen und filtern?" auch folgende Fragen auf: